O local de trabalho mudou por inerência da Pandemia e assumirá um modelo híbrido por vontade dos colaboradores

Preocupações pré-existentes relacionadas com o trabalho remoto, foram postas de lado à mesma velocidade com que os decisores aceleraram estratégias de digitalização, para aprimorar a forma como continuavam a desenvolver os seus negócios, tentando manter exequível a experiência de teletrabalho dos colaboradores e fazendo um esforço sem precedentes para garantir a melhor experiência aos seus clientes.

As tendências que surgiram em 2020, incluindo a de um modelo de trabalho híbrido, onde coabitam ferramentas de trabalho presencial e de colaboração digital, continuará a ganhar força em 2021 e a maioria dos estudos indicam que veio mesmo para ficar, e por imposição dos colaboradores.

Segundo uma pesquisa global da Salesforce feita a mais de 20.000 pessoas em todo o mundo, 60% dos entrevistados esperam poder continuar em trabalho remoto, mesmo após o levantamento do confinamento.

Embora a questão da saúde pública seja ainda um tema preocupante, já é possível vislumbrar um futuro, onde se espera que a vida e as rotinas voltem ao normal. Nesse sentido, as organizações terão de decidir como será a dinâmica do dia a dia de trabalho: escolher entre um modelo híbrido, voltar totalmente ao modelo presencial ou adotar em definitivo um modelo de trabalho remoto. Este é um enorme desafio para as lideranças de topo, e os CIO’s assumirão um papel crucial seja qual for a decisão.

No meio de todos estes acontecimentos, quando se pensa no local de trabalho do presente e do futuro, toma cada vez mais força a ideia de que o modo como os colaboradores percecionam todas as vertentes da sua atividade profissional, é fundamental para o seu equilíbrio e satisfação.

A forma como nos sentimos no local de trabalho influencia a produtividade, e pode resultar em ganhos acima do que se esperava pré-pandemia.

A verdade é que, ao retirarmos as condicionantes de circulação, da gestão familiar (várias pessoas em teletrabalho, escola em casa, etc.) e da gestão do risco de saúde, as pessoas terão a necessidade de integrar nas novas rotinas, muito do que tinham pré-pandemia, mas também o que de bom ganharam durante este período. E é por aqui que chegamos ao ambiente de trabalho híbrido como sendo o mais equilibrado.

Embora algumas empresas estejam desde já a implementar ações para passar em definitivo ao trabalho remoto, um estudo da Euax revela que apesar de existirem elevados níveis de produtividade operacional no trabalho remoto integral, também se perde a designada produtividade estratégica e inteligente, e isso, a longo prazo, pode comprometer a cultura corporativa, o sucesso e sustentabilidade das empresas.

Modelo de workplace digital

O desafio está cada vez mais assente na experiência de um Workplace Digital que promova a agilidade e incentive a adoção dos recursos tecnológicos e digitais disponíveis, garantindo que as organizações se podem focar nos seus objetivos de negócio.

Segundo o estudo da Xerox “Future of Work”, 67% das empresas estão a aumentar os seus orçamentos em tecnologia, tendo como premissa que os escritórios físicos continuarão a ser locais de encontro para trabalho colaborativo e onde devem prevalecer aplicações de trabalho touchless, software baseado na cloud, ferramentas de colaboração digital e soluções de automação de processos.

Um bom exemplo desta adaptação é a Touchless Access App da Xerox, que fornece uma forma de emparelhamento e controlo de um multifuncional, a partir de um smartphone ou tablet, evitando o contato com superfícies de utilização social e que funciona sem sequer haver necessidade de o utilizador estar conectado a uma rede local.

Outro exemplo é a Xerox Audio Documents App, que dá resposta a uma força de trabalho cada vez mais móvel, convertendo documentos impressos, em arquivos áudio MP3 que podem depois ser ouvidos em qualquer local.

Mas quando se fala de automação, há que desmistificar alguns paradigmas que muitas empresas ainda têm enraizados.

Por um lado, transformação digital é muito mais do que converter documentos em papel, em arquivos digitais.

As empresas ainda não compreenderam que pequenos elementos de automação não são sinónimo de uma empresa digital.

A verdadeira transformação digital envolve a criação de uma solução end-to-end que inclui digitalização, indexação, armazenamento, partilha, conversão, impressão (caso necessário) de documentos e automatização de fluxos de trabalho e de documentos, simples e complexos, assente nos mais exigentes níveis de segurança.

Mas os projetos de transição digital não têm que ser complexos e/ou onerosos. E é aqui que chegamos ao segundo paradigma.

WaaS – Workplace as a Service

O conceito de Workplace as a Service (WaaS), como uma extensão do conceito de Software as a Service (SaaS), é a resposta aos clientes que adiam os seus projetos de transição digital, por não conseguirem desfazer os silos internos que têm entre Hardware, Software, processos e documentos, e agora modelos híbridos de trabalho.

É conceito de Workplace as a Service (WaaS) a ganhar relevância à medida que os fornecedores de TI conseguem entregar uma oferta de tecnologia e serviços flexível e que adiciona valor e produtividade.

Muitas vezes, a tecnologia de que os clientes precisam para implementar workflows documentais digitais, gestão e partilha na cloud ou até mesmo para conversão de documentos de papel para digital (áudio, tradução, conversão, indexação); essa tecnologia está já dentro das organizações e no centro da forma como se trabalha: são impressoras e Multifuncionais inteligentes (Smart MFP’s).

O investimento base (Workplace) está assim realizado, sendo apenas necessário capacitar os equipamentos com as App’s adaptadas à forma como se trabalha e às necessidades dos seus colaboradores (Service).

A Tecnologia Xerox baseada na Plataforma ConnectKey, permite às empresas que, em contextos como o que vivemos, tenham flexibilidade para implementar novos modelos de trabalho, garantido flexibilidade, mobilidade e segurança.

Segurança, segurança e mais segurança

Não existem dúvidas de que as Tecnologias da Informação são o ponto de partida e de chegada das prioridades da experiência dos trabalhadores. E o foco está na procura de elementos de inovação que tornem o trabalho mais atrativo, mais fácil e rápido e que o trabalhador sinta que com isso está a ser mais produtivo e até a contribuir de forma mais concreta para melhorar o seu desempenho profissional e para o sucesso da organização.

Segundo o estudo da Xerox “Future of Work”, estima-se um aumento de 16% das receitas anuais da empresa e uma redução de custos operativos em 13% com a transformação do local de trabalho.

Mas com o aumento da adoção das tecnologias digitais e uma força de trabalho distribuída, a segurança tornou-se numa das grandes prioridades em 2021. E isso é especialmente verdadeiro para as SMBs, que são mais vulneráveis a violações de segurança.

Os três pilares para o trabalho mais inteligente

Trabalhar de forma mais inteligente, é a resposta ao paradigma do aumento da produtividade. Não porque se trabalha mais. Mas porque se trabalha melhor.

A Tecnologia; atualmente as pessoas estão rodeadas por milhares de computadores, ligados à Internet, com interfaces simples e inteligentes, mas a grande revolução advém da capacidade dessa mesma tecnologia eliminar os silos empresariais fazendo a ligação das infraestruturas, sistemas e pessoas, diversos e dispersos.

Informação; dados, dados e mais dados. É aqui que entra a Robotização e a IA que devem imperar para que não só se continue a acentuar a supressão do papel nos processos de trabalho, como, e ainda mais importante, seja possível estruturar a informação numa base de conhecimento capaz de adicionar produtividade, competitividade e valor ao negócio das empresas.

Automação; estamos definitivamente numa era de evolução da forma como trabalhamos e podemos correr o risco de pensar que estamos a eliminar o elemento humano das tarefas de valor. Errado. Muitas das tarefas estão efectivamente a ser cada vez mais suportadas por ferramentas inteligentes, mas isso apenas fará aumentar o número de pessoas com capacidades genéricas que poderão fazer tarefas complexas com o mínimo de treino, e ainda assim conseguir garantir a máxima qualidade.

Para a Xerox, identificar a necessidade de transformação digital das organizações garante a capacidade de inovação, transformação e de estabelecimento das Parcerias certas, para cumprir o compromisso de transformar os desafios das empresas em resultados mensuráveis e sustentáveis ao longo dos anos.

Conteúdo co-produzido pela MediaNext e pela Xerox