Estudo reforça a importância da qualidade e eficiência nos MPS

As organizações valorizam cada vez mais o acesso a informação sobre os impactos e ganhos ao seu alcance através de um contrato de gestão de serviços de impressão (MPS). Esta é uma das principais conclusões apresentadas no mais recente estudo da IDC para a Xerox. "Managed Print Services - Service Delivery Excellence" aborda uma questão a que os decisores nem sempre atribuem muita relevância.

No estudo, 25 por cento dos inquiridos revelam que o seu fornecedor de serviços de MPS não considerou os seus fluxos documentais nem ferramentas quer permitam obter ganhos de eficiência ao nível da produtividade ou de otimização de processos de trabalho intensivos, ou até mesmo programas e ações para a transição de processos em papel para o digital.

No entanto, a grande maioria das organizações atribuem cada vez mais importância à prestação de serviços, avaliando, entre os fornecedores, aqueles que se concentram na fase de avaliação e os que, pelo contrário, olham para além da redução de custos inicial e otimização das infraestruturas e implementam verdadeiras estratégias de MPS.

Em termos de visão dos prestadores sobre um contrato de MPS bem sucedido, 46 por cento citou a execução como chave para o sucesso de um contrato. Menos de um terço dos inquiridos indicaram que a tecnologia é o principal condutor do sucesso.

Ainda relevante é o facto de a maioria afirmar que a sua relação com os fornecedores, conjugada com a capacidade de envolvimento dos colaboradores no processo de transição, é muito importante para o sucesso dos contratos de serviços de MPS.

O estudo identificou as três principais fases de envolvimento com um serviço de MPS, e os fatores particulares que conduzem ao sucesso. As conclusões realçam os seguintes momentos:

• Avaliação – Ao conduzir uma avaliação extensiva da atual infraestrutura do cliente, o fornecedor pode desenvolver um plano detalhado para poupança de custos e recomendações de soluções.
• Transição – A transição engloba a otimização tecnológica, bem como melhorias dos processos do fluxo de trabalho. Aqui, os fornecedores efetuam sugestões para uma otimização adicional assim que o estado futuro esteja implementado.
• Gestão – A transição está concluída e o fornecedor de serviços MPS efetua a gestão diária das operações de impressão e de infraestrutura documental. Entre os principais factores de sucesso apontados pelos inquiridos, destacam-se as capacidades de resposta dos prestadores de serviços, proporcionando a resolução de problemas em tempo útil. 



O estudo tem como amostra a participação de algumas das maiores organizações empresariais dos Estados Unidos e da Europa.