No caminho Digital para a Mobilidade, a Segurança vem primeiro

As empresas estão a abandonar o foco central da redução de custos e otimização das infraestruturas de TI para olharem com mais atenção para a implementação de soluções capazes de melhorar o modo como o trabalho é realizado. E nesse ponto, qualquer empresa, grande ou pequena, tem iguais desafios. 

O local de trabalho já não é um sítio 

Em 2015 1,3 mil milhões de trabalhadores já desenvolviam a sua atividade de trabalho diária fora do escritório tradicional, através de ferramentas de mobilidade, sendo que, desses, 75% tiveram uma experiência de impressão móvel. 

Ainda segundo os últimos estudos, 75% dos trabalhadores já trabalham de forma remota em mais de 30% do seu tempo, ou seja, em casa, em viagem ou em locais diferentes da sede da empresa. 

O recurso à cloud, deixou igualmente de ser uma tendência, para ser já hoje a norma para uma grande parte das empresas. Laptops, smartphones, tablets e outros dispositivos móveis são atualmente elementos integrantes e vitais em qualquer rede empresarial moderna que permita aos colaboradores trabalhar e aceder a informação a partir de qualquer local, com recurso aos serviços e plataformas cloud. 

Em Portugal, como em todo o mundo, a mobilidade é uma tendência que veio para ficar e as empresas estão à procura de soluções e respostas que possam ir ao encontro dessa nova realidade. A Xerox® conhece bem esta exigência e é nesse sentido que a sua estratégia visa integrar em pleno o conceito BYOD e tirar o máximo partido da cloud e das tecnologias e aplicações móveis. 

Imagine integrar diretamente os seus dispositivos móveis através de Wi-Fi Direct com impressoras ou equipamentos multifunções permitindo a impressão rápida e segura em qualquer local, sem ter que se ligar a uma rede? É possível! 

E imagine poder aceder aos seus serviços cloud através de uma impressora ou multifunções, digitalizando para esses repositórios ou imprimindo a partir deles? Com a tecnologia Xerox® ConnectKey® é possível! 

Do que já se pode aferir nos dias de hoje, a capacidade de usar a tecnologia móvel para conexões remotas, permite às empresas uma efetiva redução de custos e das despesas gerais, um aumento da produtividade pelo acesso mais rápido e fácil à informações e ainda um aumento do nível de satisfação geral dos trabalhadores, por lhes garantir mais rapidez e flexibilidade na forma como trabalham. 

No entanto, apesar destas vantagens e da abundância de dispositivos móveis e gadgets, a mobilidade no escritório ainda pode ser um desafio. Então, por onde devem as empresas começar? 

Comece por envolver as suas equipas. Facilite a mobilidade e, se necessário, invista em formação sobre como trabalhar e aceder aos sistemas remotamente. Assim que todos entenderem como a mobilidade pode melhorar a produtividade, a adesão às novas formas de trabalho será imediata. Mas não pare por aqui. Reveja os seus processos e fluxos de trabalho atuais. 

Os fluxos de trabalho devem ter o menor número de etapas para obter eficiência máxima. Não existe uma verdadeira estratégia virada para a promoção da mobilidade se houver falhas nos fluxos e nas etapas de trabalho colaborativo. Enquanto não transformar processos complexos e longos, em fluxos simples e digitais, de nada servirá ter ferramentas de mobilidade. 

Na grande maioria das empresas (pensemos no tecido empresarial português de micro e PMEs) em termos de cloud, o máximo que existe são sistemas híbridos muito insípidos onde a ligação à cloud existe, mas quase desligada do centro do trabalho e do negócio. 

Para os colaboradores a trabalhar em mobilidade, isso significa que os processos e fluxos documentais continuam fechados nos servidores da empresa e só com grande dificuldade e dispêndio de tempo é possível aceder aos mesmos. 

Mas se, por outro lado, se colocar a cloud como central na forma como se trabalha e partilha informação, isso significa uma integração perfeita como todos os dispositivos móveis. 

Mas esta estratégia não traz apenas vantagens para o trabalho em mobilidade. Ao conseguir criar processos contínuos e sem bottle necks para seus trabalhadores, está a capacitar a organização como um todo a aumentar a produtividade e, consequentemente, os seus resultados. 

Dessa forma estaremos numa verdadeira estratégia Win/Win. 

Da mobilidade à segurança 

Seja a sua empresa pioneira na estratégia de trabalho em mobilidade ou esteja apenas a começar, a Xerox® tem produtos, serviços e soluções que ajudam organizações de qualquer dimensão a economizar tempo e dinheiro. 

A Xerox® acredita que a melhor forma de prever o futuro é inventá-lo e acredita que a inovação é o que define o futuro. Imprimir, digitalizar e gerir documentos são componentes essenciais do trabalho, mas apenas um subconjunto de todas as atividades que definem o trabalho. 

Os workflows automatizados, a aceleração do processo de decisão e o aumento das receitas, são hoje certamente mais importantes para os clientes do que a velocidade das impressoras e multifunções. 

Algumas das barreiras das empresas à adoção de novas formas de trabalhar que potenciam as vantagens do trabalho em mobilidade, assentam na ideia de que são necessários elevados investimentos em tecnologia e software. 

Mas o que a Xerox® e os seus Parceiros de negócio têm demonstrado, é a capacidade de oferecer aos clientes soluções de valor acrescentado que vão além do hardware. 
Em 2013 a Xerox® apresentou a Plataforma ConnectKey® e redesenhou tudo o que sabíamos sobre impressoras e multifunções. Potenciada pelas parcerias com a McAfee® e a Cisco®, a Xerox® passou a disponibilizar soluções simples, eficientes, flexíveis e seguras para todas as empresas, grandes e pequenas. E isto sem investimento adicional. 

As soluções Xerox® garantem a impressão segura em qualquer lugar e permitem que qualquer trabalhador aceda facilmente a uma impressora ou multifunções sempre que vem ao escritório. Mas não falamos apenas de impressão. Com a Plataforma ConnectKey e a sua Galeria de Apps (aplicações) é muito fácil com apenas alguns cliques, digitalizar para e-mail, para serviços na cloud, para pastas de rede, enviar fax e armazenar contratos, pedidos de compra, recibos de despesas, cartões de visita e outros documentos a partir de qualquer lugar, e totalmente compatível com qualquer dispositivo móvel. 

E isto tudo ao mesmo tempo que converte impressões em ficheiros editáveis e de conteúdo pesquisável. Mas tudo isto leva-nos ao tema da segurança, que é hoje uma das principais preocupações dos CEO's e CIO's. 

Apesar disso, um estudo recente mostra que 46% das empresas não incluem as impressoras e os multifuncionais (MFPs) dentro das suas estratégias de segurança, apesar destes serem periféricos que podem constituir uma das maiores ameaças à segurança nos escritórios. 

A Xerox® foi a primeira empresa do setor a responder às exigências máximas em termos de segurança. Ao nível da prevenção de intrusão e segurança em rede, as impressoras e os multifuncionais Xerox® impedem o acesso remoto não autorizado e a garantem a consequente proteção e confidencialidade dos dados. 

As impressoras e multifuncionais Xerox® têm monitorização constante para prevenção de execução de malware, reports e logs de auditoria que garantem que não existe acesso indevido aos dados, nem possibilidade de instalação de software não autorizado. Esta é também a única forma de garantir às empresas a conformidade com a regulamentação geral de proteção de dados. 

Trabalho móvel sim. Mas e a gestão das pessoas? 

Sabia que, no mundo, já existem mais dispositivos móveis do que pessoas, mas que, apesar disso, estar conectado ainda pode ser um desafio? 

Encarando o facto de que mais trabalhadores estão a realizar o seu trabalho em mobilidade, a ideia de gerir uma equipa dispersa e de forma remota, ao mesmo tempo que tenta manter a produtividade elevada, pode transformar-se num enorme desafio, mesmo para os líderes mais experientes. 

Talvez este não seja um aspeto sobre o qual as empresas reflitam de forma abrangente, mas nenhuma estratégia dos CIO's voltada para a mobilidade resultará em pleno se a área de Recursos Humanos e os líderes de equipa não forem parte ativa dessa estratégia. 

Não basta conhecer os processos de negócio e melhorar os fluxos de documentos e informação. É necessário perceber como as pessoas trabalham e dotar os líderes de ferramentas que permitam evoluir na capacidade de gerir as suas equipas nestes novos modelos de organização. 

Depois de anos a perceber-se como aumentar a produtividade individual, um estudo recente indica que os trabalhadores em mobilidade são mais produtivos, realizam mais tarefas, trabalham mais horas, fazem menos pausas e estão menos vezes ausentes por doença ou para apoio à família, ao mesmo tempo têm um maior nível de satisfação com o trabalho. 

Outras das vantagens para quem tem a responsabilidade da gestão dos Recursos Humanos é o facto de se eliminar a geografia como um ponto de referência para o recrutamento, e poder-se alcançar o paradigma de recrutar o melhor candidato para a posição disponível, independentemente do local de residência. 

Fornecedor de IT ou Parceiro estratégico para processos críticos do negócio? 

Uma das questões muitas vezes descurada pelas organizações, na busca da solução financeiramente mais económica, é a da correta seleção do fornecedor de IT. É necessário perceber se o Parceiro escolhido tem a capacidade de implementar um plano integrado, que permita escalabilidade e flexibilidade para integrar os diferentes processos da organização e que adicione inovação. 

Enquanto líder em tecnologia e serviços de gestão de impressão (managed print services), a Xerox® tem, ao longo das últimas décadas, olhado sempre mais à frente, investindo na capacidade de inovação para cumprir o compromisso de transformar os desafios das empresas em resultados mensuráveis e sustentáveis ao longo dos anos. 

O futuro é melhor quando o inventamos para os clientes. 

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