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Com ou sem confinamento, as “conference calls” vieram para ficar. A utilização de videoconferência reduz custos de transporte e otimiza o tempo gasto em reuniões.
Um pouco por todo o mundo, as empresas passaram a fazer “conferências de imprensa virtuais” devido às restrições de movimentos – mas muitas parecem ter gostado da experiência e tudo indica que esta é uma ideia que irá ter continuidade.
Em março, a Kentik (um ISP baseado na Califórnia) reportou um aumento de 200% no tráfego de vídeo durante as horas de expediente nos EUA e a Ásia, o que significa que não está relacionado com serviços de entretenimento de streaming. Esta situação ocorreu ainda antes das ordens oficiais de “lockdown” terem entrado em vigor.
Como em tudo num mundo digital, esta nova tendência é acompanhada de questões relativas à cibersegurança e à privacidade.
Os especialistas da empresa de cibersegurança ESET resumem algumas das principais questões que devem ser acauteladas por todos os utilizadores no momento de participar numa videoconferência:
Ambiente de trabalho
- Verifique o seu ambiente de trabalho e assegure-se de que as imagens que irá partilhar com os outros participantes não contém informação sensível;
- Certifique-se de que a câmara não irá captar qualquer informação adicional para além do que é estritamente necessário.
Controlo de acesso
- A maioria das plataformas de videoconferência permite a criação de grupos de utilizadores e/ou a restrição de acessos de forma a que apenas os utilizadores que usem determinadas credenciais possam juntar-se à “chamada” – é importante utilizar essas funcionalidades de forma a evitar participantes indesejados;
- Pode também configurar a sua videoconferência de maneira a convidar os participantes através do seu endereço de email. Outras possibilidades de controlo de acesso incluem a utilização de uma password que tenha sido enviada antecipadamente aos participantes e que estes tenham de introduzir no momento de iniciar a reunião;
- Uma boa opção é fazer os participantes aguardar numa “sala de espera” virtual até que a sua ligação seja aprovada, dando assim ao organizador da conferência mais controlo sobre a reunião.
Comunicação e transferência de ficheiros
- Certifique-se de que a transmissão de dados entre o organizador e todos os participantes é feita de forma encriptada;
- Lembre-se também que a encriptação, para funcionar, deve ser suportada de ambos os lados (encriptação end-to-end) – ou seja, na plataforma, mas também em cada um dos dispositivos cliente usados pelos participantes. Além disso, se for necessária a partilha de ficheiros durante a reunião, deverá considerar limitar quais os tipos de ficheiros que podem ser partilhados, não permitindo, por exemplo, ficheiros executáveis, como é o caso de ficheiros com a extensão .exe.
Faça a gestão dos participantes e mantenha o seu interesse
- Todos sabemos como nos podemos distrair durante uma “conference call”, especialmente se estivermos frente ao computador, com “pop-ups” constantes de notificações e emails a chegar. Isso significa que é fácil para os participantes perderem o foco e a atenção sobre o conteúdo da videoconferência;
- O organizador, dependendo da plataforma que está a usar, pode ter a capacidade de saber se a aplicação de videoconferência do participante não é a janela primária (ativa) no seu computador, bem como a hora a que foi feita a ligação e a desconexão, desta forma confirma se o participante esteve efetivamente presente durante toda a reunião.
Partilha de ecrã
- Limite a possibilidade de partilha do ecrã ao organizador da reunião, ou a alguém que este determine. Isto irá remover a possibilidade de alguém partilhar conteúdo inadvertidamente;
- O sistema operativo iOS, usado nos iPhones e iPads, captura uma imagem do ecrã ao fazer a comutação entre apps. De forma a proteger-se contra a partilha inadvertida de informação sensível, verifique se o sistema de videoconferência que está a usar pode pixelizar ou desfocar essa imagem.
Atenção redrobada
- Reserve algum tempo para investigar todas as opções nas definições do seu sistema de videoconferência. Existem muitas opções que podem não estar ativadas, mas que farão toda a diferença entre a criação – ou não – de uma reunião segura;
- Verifique as políticas de privacidade do serviço que está a usar.
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