Papel vs digital no local de trabalho

As ferramentas digitais são agora uma parte essencial da gestão de uma empresa, permitindo o acesso e utilização a partir de qualquer local, e ajudando os colaboradores a trabalhar de forma eficaz, independentemente de onde estejam.

Contudo, levámos a cabo uma investigação que descobriu uma disparidade entre o desejo de digitalização das empresas e a experiência quotidiana dos colaboradores: mais de dois terços (68%) dos responsáveis de TI acredita que a sua empresa está predominantemente digitalizada, mas 41% dos colaboradores ainda relata problemas no acesso a documentos. Parece haver uma clara desconexão entre o quão longe as empresas pensam que chegaram na sua digitalização e como estão efetivamente a funcionar. Para ultrapassar esta questão, será necessário considerar soluções capazes de preencher a lacuna entre os fluxos de trabalho físicos e digitais – criando uma experiência de utilizador harmoniosa para os colaboradores, qualquer que seja o seu local de trabalho.

Navegar pela digitalização ainda pode ser um desafio num mundo de trabalho híbrido

Muitas empresas já fizeram progressos significativos nos seus esforços de digitalização; no entanto, esta jornada não é linear ou absoluta, pelo que as equipas de TI continuam a enfrentar problemas na implementação de fluxos de trabalho digitais que satisfaçam os requisitos dos colaboradores.

Para muitos, o trabalho híbrido foi um desafio totalmente novo praticamente da noite para o dia, e as equipas de TI continuam a empenhar-se para digitalizar ao ritmo que este novo modelo exige. Têm tido dificuldade em dar respostas eficazes porque encontrar soluções para os problemas implica, muitas vezes, lidar com complexidades de back-end. Por exemplo, 71% dos gestores de TI relata problemas com o tempo despendido a contactar vários fornecedores quando surgem desafios, e afirma que as soluções que supostamente dariam suporte ao trabalho híbrido não são compatíveis com a infraestrutura existente na sua empresa.

Assim, parece evidente que as equipas de TI necessitam de simplificar a gestão do espaço de trabalho para aumentar a agilidade e acelerar o ritmo da digitalização das empresas. As soluções de fornecedor único, que oferecem um ponto de contacto para resolver problemas, ajudam a eliminar as barreiras acima referidas.

A falta de capacidades de digitalização afeta as políticas de trabalho híbrido

Como dizia, é certo que as empresas deram passos positivos para adaptar as suas operações e políticas ao trabalho híbrido, mas ainda enfrentam repercussões do ponto de vista tecnológico. Necessitam de implementar soluções que mantenham as operações "business as usual", permitindo que os colaboradores trabalhem a partir de qualquer lugar.

Uma componente fundamental desta estratégia é garantir que têm acesso a tudo o que precisam para desempenhar as suas funções de forma remota – de facto, a nossa investigação concluiu que quem necessita de utilizar documentos impressos com frequência passa mais tempo no escritório (54%) do que quem nunca precisa de trabalhar com cópias impressas (41%), o que revela o impacto que o papel tem no quotidiano de muitos colaboradores.

Resolver esta realidade passa por rever todo o processo de gestão documental e digitalizar toda a documentação antiga ainda em papel, garantindo o seu armazenamento e arquivo seguros; e também que os colaboradores já não precisam de se deslocar ao escritório para imprimir, aceder ou assinar documentos. Se não for assim, veremos implicações no sucesso da implementação das práticas de trabalho híbrido das empresas. Não tendo outra opção se não o escritório para processar documentos físicos, os colaboradores ficarão descontentes com as condições oferecidas, o que em última instância poderá levar à sua saída das empresas.

Esta questão é de grande importância, uma vez que a satisfação, a produtividade, o desenvolvimento de competências e a retenção dos colaboradores estão geralmente vinculados à possibilidade de trabalhar em casa e também em espaços de escritório modernos e otimizados, onde podem unir perfeitamente os seus fluxos de trabalho físicos e digitais. É aqui que a digitalização completa dos fluxos de trabalho de documentos pode ajudar, em grande escala, a assegurar que não ficam limitados devido a problemas de acessibilidade.

Em suma, é importante que recordar que, hoje em dia, todos os detalhes da digitilização – até aqueles em que não pensaríamos habitualmente, como os processos de gestão documental de uma empresa – podem fazer a diferença entre um local de trabalho que atraia os colaboradores e um que os repela. Sendo as pessoas o ativo mais importante das empresas, é absolutamente fundamental que estas garantam que as suas equipas têm todas as condições para trabalharem da melhor forma – e onde mais lhes convier.