Xpand IT contribui para melhorar gestão de projetos das equipas da Auchan

A Auchan pretendia otimizar os seus processos de gestão de projetos no Departamento de Sistemas de Informação (DSI) da Auchan Retail Portugal.

A ferramenta Wrike, utilizada anteriormente, apresentava limitações e criava barreiras na entrega de projetos dentro dos prazos, na adesão às guidelines estabelecidas e na centralização da informação necessária para os relatórios mensais.

“A gestão de projetos na nossa direção estava obsoleta, quer em termos de tecnologia, quer em termos de processos. Era mandatório ter uma boa solução tecnológica para alavancar todas as nossas necessidades e ganhar maturidade nos processos”, começa por explicar a Auchan.

Foi neste contexto que surgiu o projeto da empresa de retalho alimentar com a Xpand IT, com a intenção de implementar uma solução colaborativa e mais eficaz.

Resolução de problemas = melhor gestão

A escolha recaiu na solução Jira. “Concluímos que a Xpand IT seria a escolha confiável para implementar a solução Jira, por demonstrar uma sólida experiência na gestão de projetos e processos, bem como elevado conhecimento nas soluções da Atlassian”, afirmou o retalhista. O portfólio diversificado de clientes satisfeitos, assim como a capacidade demonstrada para entregar resultados consistentes e soluções para as necessidades específicas do cliente, com a garantia de todos os processos internos, foram fatores decisivos para avançar com a solução.

O Jira permitiu às equipas “personalizar os fluxos de trabalho, adaptando-os às suas necessidades específicas, o que resultou numa maior coesão e eficiência”, detalha a Xpand IT, que destaca esta flexibilidade de personalização como a principal vantagem da solução implementada.

“Facilita a colaboração entre equipas e melhora a visibilidade das tarefas e dependências entre projetos. Além disso, o Jira oferece funcionalidades que permitem uma monitorização em tempo real e possibilitam a tomada de decisões informadas. Outra vantagem é a automatização de processos repetitivos e a capacidade de gerar relatórios detalhados que ajudam a identificar áreas de melhoria e a otimizar a execução dos projetos”, esclarece a Xpand IT.

Resultados à vista

Com a solução da Atlassian, as equipas passaram a contar com uma melhor gestão de tempo e de recursos, visibilidade completa sobre as tarefas em curso e centralização da informação num único local. “O Jira, ao ser configurado para se adaptar aos nossos processos específicos, com fluxos de trabalho customizáveis e campos personalizados, permitiu o envolvimento de todos os colaboradores, criando maior visibilidade e transparência entre todos. O trabalho do dia-a-dia de cada um passou a estar mais organizado, planeado e com identificação das tarefas prioritárias, melhorando a eficiência e a produtividade geral, e promovendo um maior compromisso com as datas definidas de cada projeto”, sublinha a Auchan.

As diferentes equipas saíram a ganhar, com uma comunicação mais ágil e eficaz, sobretudo nos projetos transversais que exigiam o alinhamento e cumprimento de prazos por parte das diferentes equipas.

Mais especificamente, o Jira permitiu o desenvolvimento de “fluxos de trabalho que refletissem todos os processos da DSI/Auchan, com etapas específicas, validações e transições, juntamente com a implementação de diversos Kanban Boards, proporcionando uma visualização clara e intuitiva das tarefas em diferentes etapas do processo”, esclarece a Auchan.

Quase dois anos depois da implementação da solução, a Auchan consegue garantir uma taxa de cumprimento dos prazos dos projetos de 75%, um aumento de cerca de 50%, face ao software Wrike. “Conseguimos também garantir que 90% das nossas metodologias são cumpridas, aumentando assim a maturidade dos processos”, refere a empresa.

Para a Xpand IT, “o feedback da Auchan foi muito positivo, destacando a centralização da informação e a facilidade de utilização do Jira no dia-a-dia. A solução trouxe uma melhoria significativa na organização e entrega dos projetos”.