Workplace Experience: a ótica do trabalhador como alavanca de inovação do local de trabalho moderno

Essas mudanças são lideradas pelo aumento da mobilidade, como revela o estudo da Quocirca “Print 2025 Evolution or Revolution?”, que aponta para que até 2025, 50% dos empregados trabalhem maioritariamente fora do tradicional local de trabalho. Porém, não existem soluções de mobilidade “one size fits all”, porque cada negócio, cada função, cada tarefa tem especificidades próprias.

E o ritmo das mudanças e das inovações tecnológicas não vai abrandar. Desenganem-se as empresas que acham que terão tempo mais à frente para iniciar os seus projectos de transformação digital e implementar novas tecnologias para suportar a forma como trabalho é realizado.

Quando chegarem ao ponto onde deveriam estar hoje, estarão atrasados para o passo seguinte e isso terá cada vez mais impactos reais na sustentabilidade e competitividade das empresas.

Não existe transformação sem as pessoas 

Um estudo recente da Avanade - Business Solutions, Digital & Cloud Services a CEO, diretores de RH, operações, IT e Marketing, de vários setores de atividade, indicam que será possível às empresas gerar receitas adicionais na ordem dos 1.900 milhões de euros anuais se efectuarem alterações concretas na forma como se vive a experiência do espaço empresarial (workplace experience), e onde está incluída a base tecnológica, a definição de workflows suportados em hardware, software e soluções de automatização, e algo até agora desvalorizado: a experiência dos trabalhadores.

Não existem dúvidas de que as Tecnologias da Informação são o ponto de partida e de chegada das prioridades da experiência dos trabalhadores. E o foco está na procura de elementos de inovação que tornem o trabalho mais atrativo, mais fácil e rápido e que o trabalhador sinta que com isso está a ser mais produtivo e até a contribuir de forma mais concreta para melhorar o seu desempenho profissional e para o sucesso da organização.

Desta forma, as empresas quando avaliam a seleção de um fornecedor de soluções e serviços de impressão, têm que passar a dar a mesma valoração ao TCO (Total Cost of Ownership) e a outras métricas qualitativas como são a facilidade de operação, a flexibilidade para se adaptar a qualquer mudança das necessidades da empresa e ainda, e não menos importante, a capacidade de a tecnologia se adaptar ao modo como cada trabalhador precisa de executar as suas tarefas (no escritório, em mobilidade, etc.) ou se sente melhor a trabalhar.

AINDA O MESMO ESTUDO ESTIMA A POSSIBILIDADE DE UM AUMENTO DE 16% DAS RECEITAS ANUAIS DA EMPRESA E UMA REDUÇÃO DE CUSTOS OPERATIVOS EM 13% COM A TRANSFORMAÇÃO DO LOCAL DE TRABALHO.

Se por um lado as Tecnologias da Informação são o driver para aumentar a usabilidade dos sistemas, por outro tornam os utilizadores mais exigentes em termos daquilo que são as suas necessidades.

Essa crescente exigência empurra os fornecedores de tecnologia a criar e a reinventar inovadoras soluções para diariamente colocar na mão dos utilizadores, ferramentas que mudam a sua interação com a própria tecnologia, a sua forma de trabalhar.

A mudança do físico para o digital passa pela cloud

Todos trabalhamos de forma diferente e mais do que nunca estamos ligados a serviços alojados na cloud. Por isso as soluções tecnológicas mais adaptadas ao local de trabalho moderno necessitam de funcionar como ponto de entrada e saída para o acesso à cloud e a cloud services.

E não existe melhor recurso tecnológico do que um equipamento que está no centro do trabalho do dia- -a-dia; seja uma impressora ou um multifuncional.

Deste modo as empresas precisam de garantir que a sua infraestrutura de impressão está tão conectada como os colaboradores exigem, sem sacrificar a conveniência, a segurança ou o controlo de custos.

Quer seja para imprimir a partir de uma aplicação desktop ou de um dispositivo móvel ou mesmo para digitalizar com o suporte de uma app no multifuncional, a segurança constitui uma preocupação prioritária.

Todas as empresas precisam de dispor de uma forma segura e conveniente de aceder aos seus serviços de impressão e de imprimir ou digitalizar, independentemente da proveniência do trabalho.

Mas a verdade é que temos vindo a assistir a uma (demasiado) lenta adoção das empresas às soluções cloud-based, essencialmente pela relutância em adotar algo que parece menos tangível e menos seguro.

No entanto o caminho está a ser percorrido. Do lado dos clientes com os olhos postos na questão das economias financeiras. Do lado dos fornecedores com o foco em garantir soluções seguras, em conformidade com as normas de proteção de dados e que potenciem a acelaração da forma como o trabalho é realizado. É a resposta ao paradigma do aumento da produtividade. Não porque se trabalha mais. Mas porque se trabalha melhor.

A mudança para a cloud irá continuar a fomentar o aumento do desenvolvimento de ferramentas poderosas a que chamamos de forma simples: apps.

A existência de aplicações para impressoras multifuncionais (MFP) será cada vez mais um fator diferenciador da proposta valor dos fornecedores e uma ferramenta imprescindível para os clientes implementarem processos mais eficientes baseados em workflows documentais digitais.

As apps são atrativas para os clientes pois representam um nível de investimento zero ou reduzido, são de utilização simples e com a possibilidade de estarem disponíveis, quer numa lógica de “pronta a usar”, quer com a possibilidade de serem desenhadas à medida.

Como podemos ajudá-lo a trabalhar com mais inteligência?

Tudo está em mudança e a ser impulsionado por um motor global, inovador e transformador a que podemos chamar de “tecnologia inteligente” e o próximo conjunto de inovações resultará do cruzamento entre o mundo físico e o digital, criando experiências revolucionárias.

Ainda segundo o estudo da Quocirca “Print 2025 Evolution or Revolution?”, embora a união dos dois mundos (papel e eletrónico) possa parecer uma ponte difícil de construir, essa ligação irá ser impulsionada pelas inovações estruturais que estão a ocorrer no setor da impressão e que resultam na capacidade de oferecer e implementar soluções abrangentes que integrem três pilares fundamentais: Segurança, IoT e AI.

Para a Xerox® existem muitos caminhos para chegar a grandes ideias, mas independentemente do modo como lá chegamos, o resultado que queremos é sempre o mesmo: melhorar a forma como as pessoas comunicam, se ligam e trabalham.

O conhecimento e a experiência que adquirimos enquanto líderes de mercado, juntamente com uma mentalidade eficiente e ágil ao nível da inovação, constituem a combinação ideal para lançar o que podemos designar de tecnologias emergentes. E nada nos estimula mais do que quando o resultado é um agente de transformação.

Aplicamos processos de desenvolvimento ágil e centrado no ser humano para criar interfaces de utilizador simples e similares aos dos equipamentos pessoais e ao hardware adicionámos um conjunto de aplicações úteis e prontos a utilizar, diretamente a partir de uma impressora ou de um multifunções.

Da Xerox® App Gallery destacam-se vários conectores com os principais repositórios na cloud, bem como integrações já prontas para soluções tão distintas como o Sharepoint, Salesforce, Concur, WeTransfer, Moodle, Amazon WorkDocs, entre outras.

Mas não é só. Na biblioteca de apps os clientes Xerox® têm já hoje disponíveis aplicações que permitem dar resposta rápida a necessidades tão específicas como a Tradução Automática de Documentos (Xerox® Easy Translator) ou a conversão de texto em ficheiros áudio formato mp3 (Xerox® Audio Documents), passando pela assinatura digital de documentos (Xerox® DocuSign) ou ainda pela impressão de documentos, mas preservando informação sensível, como nomes, dados pessoais, etc. (Xerox® Auto-Redaction).

Proteger informação é definir corretos workflows de documentos

Quantas vezes um utilizador imprime o documento errado?

Seleciona as definições de impressão erradas e têm de voltar a imprimir devido a erros ou opta pela solução de impressão mais dispendiosa e menos sustentável?

Quantas vezes já foram deixados nas bandejas de saída documentos em papel que podem comprometer a segurança de informação sensível ou a propriedade intelectual da organização?

A IMPLEMENTAÇÃO DE SOLUÇÕES SIMPLES AJUDAM A EVITAR DESPERDÍCIOS DE IMPRESSÃO E OS CUSTOS FINANCEIROS, DE SEGURANÇA E DE SUSTENTABILIDADE ASSOCIADOS.

E os documentos eletrónicos podem ser guardados sem encriptação ou enviados para a pessoa ou para locais de armazenamento errados?

PROTEJA OS SEUS DOCUMENTOS DIGITAIS ATRAVÉS DE ENCRIPTAÇÃO, PALAVRAS-PASSE, MULTIAUTENTICAÇÃO, DEFINIÇÃO DE PERFIS DE ACESSO RESTRITOS, ENTRE OUTROS MÉTODOS.

A transformação digital das organizações passa por transformar documentos em papel não apenas em arquivos digitais, mas em verdadeiros recursos digitais.

Digitalizar é o mais fácil, mas o desafio está em arquivar e indexar, ter a capacidade para recolher informação instantaneamente, gerir informação sensível de forma segura, e depois colocar os dados ao serviço do sucesso do negócio.

O mais importante de um documento é a informação e os dados que nele constam, por isso as empresas devem optar por uma solução que torne os conteúdos, ativos fundamentais para a organização.

AS EMPRESAS DEVEM ENTENDER QUE PEQUENOS ELEMENTOS DE AUTOMAÇÃO NÃO SÃO SINÓNIMO DE UMA EMPRESA DIGITAL.

Se assim fosse, e assumindo que os processos digitais criam operações mais simples e ágeis, porque razão as empresas não conseguem libertar-se dos milhões de páginas impressas, sabendo ainda que muitos desses documentos são usados apenas uma vez e depois deitados fora ou arquivado?

Os assistentes do local de trabalho da Xerox® abrem novas possibilidades para um local de trabalho mais eficiente e uma forma de trabalhar mais inteligente, rápida e segura.

São uma plataforma de trabalho, processamento de informação, comunicação e automação que imprime, digitaliza, converte e transforma documentos, liga sistemas, racionaliza processos e automatizar workflows.

Não estamos só a pensar no futuro, estamos a construí-lo.

Conteúdo co-produzido pela MediaNext e pela Xerox.