Workplace Experience: a ótica do trabalhador como alavanca da inovação do local de trabalho moderno

Preocupações pré-existentes relacionadas com o trabalho remoto foram postas de lado, à mesma velocidade com que os decisores aceleraram estratégias de digitalização, para aprimorar a forma como continuavam a desenvolver os seus negócios, tentando manter exequível a experiência de teletrabalho dos colaboradores e fazendo um esforço sem precedentes para garantir a melhor experiência aos seus clientes.

Não existem dúvidas de que o foco está na procura de elementos de inovação que tornem o trabalho mais produtivo. Desta forma, as empresas quando avaliam a seleção de um fornecedor de soluções e serviços de impressão, têm que passar a dar a mesma valoração ao TCO (Total Cost of Ownership) e a outras métricas qualitativas como a flexibilidade para se adaptar às mudanças, e não menos importante, a capacidade de a tecnologia se adaptar ao local de trabalho de cada pessoa: escritório, casa ou em mobilidade.

A mudança do físico para o digital passa pela cloud

Todos trabalhamos de forma diferente, por isso as soluções tecnológicas mais adaptadas ao local de trabalho moderno necessitam de funcionar como ponto de entrada e saída para o acesso à cloud e aos cloud services.

As empresas estão a descobrir que podem ir muito além da impressão com os SMART MFP’s, garantindo que a sua infraestrutura de impressão agrega valor às rotinas de trabalho e está tão conectada como os colaboradores exigem, sem sacrificar a conveniência, a segurança ou o controlo de custos.

A mudança para a cloud irá continuar a fomentar o aumento do desenvolvimento de ferramentas poderosas a que chamamos de forma simples: “App’s”.

A existência de aplicações para impressoras multifuncionais (MFPs) será cada vez mais um fator diferenciador da proposta valor dos fornecedores e uma ferramenta imprescindível para os clientes implementarem processos mais eficientes baseados em workflows documentais digitais.

As Apps são atrativas para os clientes pois representam um nível de investimento 0 ou muito reduzido, são de utilização simples e com possibilidade de estarem disponíveis quer numa lógica de “pronta a usar”, quer poderem ser desenhadas à medida.

Da Xerox® App Gallery, destacam-se vários conectores com os principais repositórios na cloud, bem como integrações já prontas para soluções tão distintas como o SharePoint, Salesforce, Concur, WeTransfer, Moodle, Amazon WorkDocs, entre outras.

Mas não é só. Na biblioteca de App’s os clientes Xerox® têm já hoje disponíveis aplicações que permitem dar resposta rápida a necessidades tão específicas como a Tradução Automática de Documentos (Xerox® Easy Translator) ou a conversão de texto em ficheiros áudio mp3 (Xerox® Audio Documents), passando pela assinatura digital de documentos (Xerox® Docu- Sign) ou ainda pela impressão de documentos preservando informação sensível, como informação confidencial, dados pessoais, entre outras (Xerox® Auto-Redaction).

Outro bom exemplo desta adaptação até ao contexto em que vivemos é a Touchless Access App, que fornece uma forma de emparelhamento e controlo de um multifuncional, a partir de um smartphone ou tablet, evitando o contacto com superfícies de utilização social e que funciona sem sequer haver necessidade de o utilizador estar conectado a uma rede local.

WAAS – Workplace as a service

O conceito de Workplace as a Service (WaaS), como uma extensão do conceito de Software as a Service (SaaS), é a resposta aos clientes que adiam os seus projetos de transição digital, por não conseguirem desfazer os silos internos que têm entre hardware, software, processos e agora modelos híbridos de trabalho. Muitas vezes, a tecnologia que os clientes precisam para implementar workflows documentais digitais, gestão e partilha na cloud ou até mesmo para conversão de documentos de papel para digital (áudio, tradução, conversão, indexação); essa tecnologia está já dentro das organizações e no centro da forma como se trabalha: são as Impressoras e Multifuncionais inteligentes (Smart MFP’s).

O investimento base (Workplace) está assim realizado, sendo apenas necessário capacitar os equipamentos com as App’s adaptadas à forma como se trabalha e às necessidades dos seus colaboradores (Service).

Para a Xerox® a necessidade de transformação digital das organizações já foi há muito identificada. Ao identificar o que pode vir a ser em cada momento, o futuro do ambiente de trabalho e de todas as infraestruturas a ela relacionadas, a Xerox® dotou-se do portfólio de soluções e serviços mais abrangente e capaz de unir os dois mundos; o do papel e o do digital, integrando de modo eficiente todos os fluxos documentais.

Conteúdo co-produzido pela MediaNext e pela Xerox