O que é necessário para realizar uma videoconferência profissional

Dada a situação atual, estamos todos a trabalhar em casa com mais frequência e a videoconferência ajuda a manter contacto pessoal com Parceiros de negócio. As várias opções de interação fazem com que estas conferências se assemelhem mais a encontros em pessoa. 

Em casa ou no escritório – a videoconferência permite-lhe criar um ponto de encontro virtual a partir de qualquer lugar. Aqui ficam algumas dicas da Devolo para assegurar que estes encontros não sofram de problemas de qualidade.

Escolha a ferramenta de videoconferência certa 

Cada vez mais empresas dependem de videoconferência. Desta forma, há um número crescente de soluções de software disponíveis e é possível escolher entre uma variedade de ferramentas. Por isso, é essencial que tenha em conta as funcionalidades de cada uma. Por exemplo, a ferramenta também oferece funções de mensagem instantânea ou de partilha de ecrã? Todos estamos familiarizados com o Skype, mas este é usado principalmente para propósitos não-profissionais. A Microsoft expandiu os seus sistemas de videoconferência com um serviço de VoIP chamado Teams. O Tinychat e o Whereby também oferecem a opção de realizar facilmente uma videoconferência. Estas soluções geram um link para a conferência que pode ser enviado aos participantes. 

É tudo uma questão de preparação 

Embora a sua reunião de trabalho esteja a decorrer online, a sua aparência continua a ter muita importância. Deve escolher o mesmo tipo de vestuário que usaria numa reunião em pessoa. Evite joalharia brilhante, uma vez que esta pode causar reflexos. 

Quando estiver numa videoconferência de trabalho, deve estar numa divisão bem iluminada e agradável. Os participantes devem também certificar-se que o vídeo não mostra os seus colegas a andar pelo quarto ou outras situações caóticas a decorrer em segundo plano. Em alternativa, ferramentas de conferência como o Teams e o Skype oferecem uma função de "foco suave", que torna o fundo difuso. 

Verifique a sua tecnologia de áudio e vídeo 

Para ter uma videoconferência profissional, não necessita de nada mais do que um headset e uma webcam. A maior parte dos portáteis integram câmaras de alta qualidade. No entanto, vai querer adicionar um headset ao seu sistema para evitar ecos e efeitos de feedback de áudio. Para além disso, qualquer boa ferramenta de videoconferência oferece a opção de testar a função e qualidade dos dispositivos de áudio e vídeo antes da reunião começar. 

Dica: as reuniões, especialmente as mais longas, tendem a gastar rapidamente a bateria do seu portátil. Quando der por si, está à procura do carregador enquanto a reunião decorre.

Verifique a sua velocidade de Internet 

Existem algumas medidas técnicas adicionais que devem ser tomadas para assegurar que a videoconferência decorre sem problemas. Dificuldades a entrar na sessão, distorções na imagem, falhas de ligação ou interrupções no áudio – estes problemas são mais do que apenas irritantes. Podem arruinar completamente a reunião. Em muitos casos, o problema base é a instabilidade da ligação à Internet. Assim, deve realizar um teste de velocidade da Internet no seu escritório doméstico antecipadamente para verificar se a ligação é rápida o suficiente para uma reunião virtual. A velocidade recomendada para transmissão de vídeo de alta qualidade é de 500 kbps de download e upload. No caso de querer criar uma chamada de grupo com sete ou mais pessoas, a velocidade recomendada sobe para 4.000 kbps. 

Internet rápida enquanto trabalha em casa 

Por outro lado, qual é o benefício de ter uma ligação rápida à Internet se o router estiver demasiado longe do seu escritório doméstico? É aqui que entram os adaptadores Powerline com funcionalidade Wi-Fi. Estes usam a rede elétrica existente para transmitir dados e trazer Internet rápida a qualquer tomada da sua casa. As vantagens: o sinal Wi-Fi já não é bloqueado por paredes ou tetos. Qualquer tomada à sua escolha pode tornar-se num fiável acesso Wi-Fi. Os dispositivos Powerline oferecem também pelo menos uma porta LAN, permitindo ligar os portáteis e impressoras do escritório por cabo.