O que as PME devem fazer para implementar teletrabalho

A Sage analisou a experiência do teletrabalho amplamente generalizado como resposta ao surto de COVID-19 e reuniu alguns conselhos para a sua implementação nas PME, bem como para o regresso à normalidade no futuro. 

Ainda antes de qualquer medida de teletrabalho, é necessário ter um plano de contingência. O ideal seria tê-lo já definido antes desta crise, mas perante uma situação sem precedentes, é essencial que as PME sejam rápidas na definição do seu plano de ação. Este plano deverá englobar não apenas decisões que digam respeito à equipa de direção, mas também orientações sobre como esta se deve relacionar com os colaboradores e outras partes interessadas (como Parceiros, clientes, fornecedores, etc.). 

1. Avaliação de meios. Geralmente, o teletrabalho não exige equipamentos nem dispositivos sofisticados, mas é importante que cada colaborador trabalhe com as soluções e aplicações mais úteis para a situação. É ideal dispor de soluções de gestão online ou na cloud, uma vez que são altamente colaborativas e podem ser controladas a partir de qualquer lugar. 
2. Avaliação de tarefas impossíveis com o teletrabalho. Deve ser feita uma avaliação de todas as tarefas e a viabilidade da sua realização de forma remota. É necessário analisar o impacto que as tarefas que não se podem realizar dessa forma terão nos processos, nos recursos materiais e humanos da empresa e nas suas relações externas. 
3. Avaliação de colaboradores críticos. Os colaboradores vão enfrentar os processos de teletrabalho segundo as suas respetivas experiências, competências e formação. As empresas devem acompanhar mais de perto os colaboradores com mais responsabilidade, mas que se preveja que podem encontrar mais dificuldades neste processo – podem até considerar a sua orientação personalizada. 
4. Elaboração de indicadores de acompanhamento. As PME devem definir indicadores objetivos, simples de interpretar, continuamente acessíveis e informativos sobre como o desempenho dos colaboradores e como devem enfrentar as tarefas. Estes indicadores permitirão avaliar os progressos realizados na experiência do teletrabalho. 
5. Análise do impacto externo. Muitos encontros terão de ser adiados e alguns serviços terão de ser prestados ou recebidos de forma diferente. Neste sentido, é necessário um esforço maior de agenda e de comunicação para enfrentar estas mudanças da forma mais suave possível. 
6. Comunicação aos colaboradores. O feedback dos colaboradores relativamente ao plano de ação é muito importante e poderá implicar algumas retificações. É importante delinear um fluxo adequado de comunicação, incluindo a escolha dos melhores momentos para transmitir informações, de que forma deverá ser feito e a quem. 
7. Início da experiência. Os indicadores definidos devem orientar as PME na avaliação do que está, ou não, a ser bem realizado. Será necessário ir analisando os desvios e propondo medidas de correção.  
8. Regresso à normalidade. Também a operação de retorno à normalidade deve ser planificada. Pode acontecer que algumas das tarefas que tenham sido efetuadas com tanto sucesso que se pretenda a continuação da sua execução de forma remota. Seja como for, é muito importante a comunicação durante o processo de reajustamento das operações. 
9. Avaliação dos resultados. Após a experiência de teletrabalho em situações de crise, existem três aspetos essenciais que importa avaliar: Qual foi o impacto da crise? O teletrabalho remoto contribuiu para moderá-lo? Como se comportou a empresa em comparação com os seus concorrentes diretos? Que ensinamentos se retiram sobre a aplicação do teletrabalho à empresa, e sobre a sua robustez face a situações de crise? 

O teletrabalho é uma ferramenta muito útil e que permite contornar, em parte, a situação de incerteza gerada por este surto de COVID-19, garantindo a continuidade do negócio e impulsionando a modernização das ferramentas de trabalho. Se a sua implementação for realizada de forma cuidadosa e adequada, ele pode vir a revelar-se o elemento que faltava para que muitas PME possam enfrentar os desafios organizacionais do futuro demonstrar a sua capacidade de adaptação tecnológica em todos os momentos.