CreateIT acelera transformação digital do CHUC com plataforma SaaS

A CreateIT, uma empresa portuguesa focada no desenvolvimento de sistemas multiplataforma críticos e de suporte ao negócio, contribuiu para acelerar a transformação digital do Centro Hospitalar e Universitário de Coimbra (CHUC) através da implementação do Diggspace, uma plataforma de Software-as-a-Service de intranet de nova geração.

O desafio

O Centro Hospitalar e Universitário de Coimbra (CHUC) tinha a necessidade de atualizar a sua intranet, que apresentava já riscos de segurança e problemas de uso. Era necessário atualizar o espaço de trabalho digital ao potenciar ferramentas já existentes, o trabalho colaborativo, assim como a interação entre equipas, numa tentativa de melhorar o trabalho remoto/híbrido e até a proteção contra eventuais ataques informáticos.

“Havia o desafio de criar um espaço comum, coletivo, de comunicação e de envolvimento dos nossos profissionais, no qual se pudessem centralizar os conteúdos institucionais, como informações, deliberações do CA, normativas internos, notícias, eventos e formação, e que funcionasse como átrio digital para todos os colaboradores, como um espaço de integração”, começou por explicar Rosário Reis, Administradora Hospitalar e coordenadora da Transformação Digital da instituição. 

A solução

A CreateIT foi responsável pela implementação da solução Diggspace, uma plataforma SaaS para a criação rápida de Intranets de última geração.

“A CreateIT apresentou-nos uma solução pronta-a-usar que respondia aos nossos requisitos funcionais e organizacionais. Não tivemos sequer que nos preocupar com infraestrutura e manutenção, uma vez que essas componentes estão incluídas no contrato de licenciamento”, afirmou João Gomes, Gestor de Projeto do Serviço de Tecnologias e Sistemas de Informação do CHUC.

A solução incluía várias integrações nativas com Microsoft 365, Azure AD e Teams. O painel de trabalho, o centro de aprendizagem, o reconhecimento de colaboradores, as newsletters automáticas, as pesquisas e analíticas integradas encontram-se entre as principais funcionalidades.

A solução ficou de imediato disponível, com o carregamento de conteúdos concluído em duas semanas.

Entre as principais vantagens destaque para o arranque rápido, a fácil gestão de conteúdos, a informação permanentemente atualizada, uma configuração simples, disponibilidade total, acesso multicanal, segurança e escalabilidade. Após a implementação, a CreateIT ficou encarregue de várias ações como o acompanhamento e aconselhamento das equipas internas de trabalho, partilha de sugestões e boas-práticas, formação dos key-users, manutenção aplicacional e suporte, entre outras.

A pandemia e a consequente pressão a que o SNS foi sujeito foram alguns dos maiores obstáculos no projeto. Gustavo Leitão, Head of Diggspace na CreateIT, considerou que “o desafio na implementação e adoção de novas ferramentas e metodologias de trabalho foi ainda maior do que aquele que antecipávamos numa organização com estas características e dimensão”.

Os resultados e o futuro

Ferramentas de trabalho sempre disponíveis, um ambiente mais colaborativo, informação sempre atualizada e acessível, maior envolvimento das pessoas e uma aceleração na transformação e digitalização das formas de trabalhar: estas são as principais mais-valias para o CHUC com a implementação desta solução, que pretende ser um motor de aceleração da transformação digital.

Para o gestor do CHUC, a CreateIT tem desafiado a instituição “a adotar novas práticas de colaboração, como os workshops remotos, e a acelerar a desmaterialização dos processos internos”. “Sentimos muita disponibilidade, alinhamento e convergência”, acrescentou João Gomes, que relembrou, no entanto, o caminho a trilhar na modernização das formas de trabalhar, entre elas a adoção de ferramentas de colaboração e a automatização dos processos internos. Na ótica de Gustavo Leitão, o sucesso desta implementação e consequente melhoria do trabalho está subjacente numa “gestão de projeto extremamente dedicada e ágil”. “O resultado ao cabo destes primeiros meses faz antecipar novas transformações (digitais), numa perspetiva de melhoria contínua da forma de trabalhar e de relacionamento com o utente/ cidadão”, concluiu.