Como ser mais produtivo quando a sua casa se torna em escritório

Talvez na pausa do almoço, ou o mais provável nos dias de hoje seria no escritório a partir da sua casa. Tal como muitos de nós estamos agora sentados no nosso escritório em casa e já aceitámos com normalidade as atuais circunstâncias, mas ainda estamos longe de alcançar o máximo de produtividade que obtínhamos desde o nosso local de trabalho. Por existirem mais recursos disponíveis de hardware no local de trabalho, este continua a ser o local preferencial para realizarmos as nossas tarefas. Talvez, mas isso não será o caso em 2021.

Gradualmente constatou-se que trabalhar desde casa é uma realidade possível e comprovada. Assim sendo, temos que nos concentrar em como transformar a nossa casa num escritório igualmente produtivo ou, no melhor dos casos, ainda mais produtivo. Papel e documentos ainda são suportes em tarefas a realizar tais como, pagar faturas, correio e outros que irão inevitavelmente encher as nossas casas de papel. Para nos livrarmos disso, o uso de scanners inteligentes será a ferramenta mais eficiente para tratar de processos documentais. As funcionalidades inteligentes que o incorporam são úteis, poupando tempo e reduzindo custos.

Então, como se pode manter produtivo, eficiente a trabalhar a partir de casa?

Equipamento ideal para trabalhar em colaboração

No início, disponibilizaram-se auscultadores ou impressoras quando se tratava de trabalhar a partir de casa; mas muitos empregadores desconhecem o potencial que os scanners oferecem aos seus colaboradores. O scanner permite ter processos eficientes e mais automatizados através da captura rápida e partilha de dados, que ajuda e reforça o trabalho colaborativo.

Economia de espaço e fácil integração

Quando o espaço é mínimo, ter tantos documentos não facilita a organização dos mesmos. Com um pequeno scanner que não ocupe muito espaço, é possível digitalizar imediatamente os documentos e começar a trabalhar com eles. Este é realmente um grande passo para trabalhar de forma mais produtiva, e graças à tecnologia simples e intuitiva e fácil de usar, não é necessário ser um perito em IT para o poder instalar e configurar.

Reduzir custos e poupar tempo

A eliminação de documentos poupa recursos dispendiosos, tais como papel e tinta para impressoras. A rápida digitalização de documentos e as funções inteligentes associadas, tais como a organização automática e o arquivo de documentos, reduzem a carga de trabalho administrativo.

Colaborar melhor

A colaboração entre colegas é um desafio no escritório em casa. No local de trabalho, existe a colaboração física entre os diversos departamentos; no escritório a partir de casa, essa colaboração não existe. Assim, com a digitalização de documentos, torna-se essencial e mais fácil partilhar documentos com outros, o trabalho colaborativo será muito mais fácil e eficiente. E, com os scanners inteligentes, poderá conectá-lo com qualquer dispositivo que queira, como o Windows, Mac ou móvel.

Trabalho seguro, e em conformidade

A digitalização de documentos protege informação e dados, assegurando que é menos provável que a informação em papel seja destruída, perdida ou roubada. Também permite demonstrar a conformidade com as boas práticas de segurança de dados, assegurando que as informações confidenciais de colaboradores e clientes sejam seguras, auditáveis e retidas durante o período de tempo correto. A necessidade de aceder facilmente, armazenar, partilhar e utilizar todos os dados valiosos que existem em papel – e de os proteger por razões legais, bem como de manter a continuidade do negócio – aponta para a digitalização como a solução ideal. Uma das melhores e mais fáceis formas de digitalizar informação em papel é utilizar um scanner de documentos inteligente que possa armazenar documentos digitalizados na cloud e automaticamente nomeá-los e arquivá-los no local certo e pré-definido.

Seguindo estes passos, trabalhar em casa deve transformar-se facilmente num espaço de trabalho produtivo e eficiente. Podemos dizer que o scanner certo será um fator decisivo nessa transformação. Como distribuidor de valor acrescentado que há anos aconselha os seus Parceiros sobre transformação digital, sabemos que pode ser tão fácil resolver os problemas mais simples com o scanner certo.

Conteúdo co-produzido pela MediaNext, pela Spigraph e pela Fujitsu