Como otimizar a gestão financeira através da taxonomia de custos de IT

O Info-Tech Research Group publicou uma investigação para ajudar as organizações a otimizar os orçamentos de tecnologia e alinhar os gastos de IT com as metas estratégicas de negócios, delineando uma taxonomia de custos estruturada para categorizar estas despesas com vista a facilitar a gestão financeira e tomada de decisão na economia digital atual.

“Se o IT precisa de defender os gastos de IT, prever custos futuros, demonstrar valor e ter alguma credibilidade junto do CFO e outros managers seniores, deve não apenas compreender as finanças, mas também ter as ferramentas certas para analisar, relatar e explicar essas finanças”, diz Jennifer Perrier, principal research director do Info-Tech Research Group. “Isso começa com o acesso a dados e informações utilizáveis e de boa qualidade sobre custos e despesas de tecnologia e, o mais importante, com o conhecimento do que esses dados realmente significam”.

De acordo com a Develop a Fit-for-Purpose IT Financial Taxonomy da Info-Tech, existem três questões principais que contribuem para dados financeiros de IT inadequados: fraca confiabilidade dos dados; má usabilidade de dados; e fraca disponibilidade de dados.

“Esses três problemas de dados são a causa raiz de muitos problemas de gestão financeira de IT”, explica Perrier. “Descobrir exatamente quais são os dados que estão presentes e classificá-los de uma forma que forneça contexto, permita a análise financeira e apoie a comunicação eficaz são os primeiros passos críticos para melhorar a qualidade dos dados financeiros de IT e a capacidade geral de gestão financeira de IT”.

Um mal-entendido entre os departamentos de IT e de finanças pode também agravar os desafios de comunicação, criando barreiras ser um entrave à gestão eficaz dos dados financeiros partilhados. Neste contexto, a Info-Tech aconselha os líderes a estabelecer uma taxonomia de custos de IT enquanto passo inicial para colmatar esta lacuna.

A taxonomia em questão permitirá classificar os dados financeiros de IT, com vista a aprimorar a capacidade do departamento no que diz respeito ao cumprimento das responsabilidades financeiras, bem como construir confiança nas decisões baseadas nesses dados. 

O objetivo principal de uma taxonomia, diz a Info-Tech, é organizar a informação de forma a simplificar a sua recuperação e compreensão. No entanto, a sua implementação deve ser abordada com cuidado e diligência para garantir a sua eficácia. Para a empresa, uma taxonomia de custos de IT é a base para uma comunicação bem-sucedida entre as equipas de IT e de negócios, ao criar um “vocabulário” que pode ser compreendido em todas as interações dentro da organização. 

Neste sentido, a Info-Tech recomenda aos líderes a adoção de três etapas para refinar os dados financeiros de IT e melhorar os recursos gerais de gestão financeira de IT, com base numa taxonomia de custos: compreender o que são dados financeiros de TI, a sua origem e onde residem na organização; desenvolver uma taxonomia para classificar e organizar estes dados; implementar uma taxonomia significativa como parte do programa geral de gestão financeira de IT.