Ricoh: “Quando escolho um sistema [de gestão documental], tenho de garantir que evolui comigo”

Decorreu esta quinta-feira o evento tecnológico Be Hybrid. Be Smart. – Discovering a hybrid technology, organizado pela Ricoh Portugal, n’O Clube – Monsanto Secret Spot, em Lisboa. A Inteligência Artificial (IA) foi o tema em destaque, desde a sua aplicabilidade na gestão documental ao armazenamento e cibersegurança, sem esquecer o impacto do Microsoft Copilot na produtividade das organizações.

A introdução foi levada a cabo pela Ari, a assistente de IA da Ricoh, que esteve encarregue de explicar a dinâmica do evento. Seguiu-se a subida ao palco de Miquel Soler, Country Manager do Grupo Ricoh em Portugal, para dar as boas-vindas: “temos os nossos Parceiros para explicar as novidades na tecnologia, para tornar as empresas mais competitivas”, disse. “Para sermos competitivos temos de ir investindo em tecnologia”.

Miquel Soler apresentou a história da Ricoh, fundada em 1936 com origem japonesa, até à década de 2020, altura em que se tornou uma empresa de serviços digitais. Com mais de 80 mil colaboradores a nível mundial, a Ricoh está presente em cerca de 200 países e territórios e, no ano fiscal terminado em março de 2024, as suas vendas mundiais totalizaram 15.2 mil milhões de dólares.

Atualmente, diz, a Ricoh opera em quatro vertentes: impressão, experiência no local de trabalho, automação de processos, e cloud & cyber. “Temos clientes grandes e pequenos de todos os setores. É muito importante também a presença local”, afirmou Soler, destacando em particular Nuno Marques, diretor geral da TotalStor, a Ricoh Company, Paulo Morais, diretor geral da Pamafe IT, e Luís Lemos, Portugal Branch Director da Ricoh Portugal.

Oportunidades e desafios da IA na gestão documental

Cada organização e cada processo de trabalho é único e, por isso, a ideia de “one size fits all” na gestão documental é uma coisa que não existe”, começou por explicar Miguel Matias, Business Development Manager da Ricoh. “Um sistema de gestão documental ou de business process management deve adaptar-se à empresa e não o contrário”.

Miguel Matias identificou os principais desafios associados à gestão documental: a classificação de documentos, manual ou semi-automática, que “vem trazer problemas de segurança”, pois “posso ter informação que eu não queria que fosse visualizada a ser visualizada por alguém”; a extração de dados; e os canais de entrada, sendo que, “por muito que se queira dizer que os documentos devem entrar por determinado sitio, é impossível, eles aparecem sempre em locais que não eram o que nós pedíamos”.

A Ricoh tem vindo a adquirir múltiplas novas empresas e, no mês de abril, anunciou a aquisição da start-up Natif.ai com vista a oferecer tecnologia avançada de IA, especialmente na área de gestão documental. Com esta tecnologia emergente, “tenho a capacidade de reconhecer um documento”. Ainda mais, a IA pode ser uma mais-valia na na procura de informação, bem como na extração de dados – não só tipografados, mas “especialmente tudo o que é manuscrito” –, uma vez que “nos vem ajudar com uma taxa de reconhecimento muito alta”, segundo Miguel Matias, que acrescentou que a Natif.ai oferece uma “de quase 100%”.

A gestão documental com IA, sobretudo machine learning, permite também “analisar os logs de acesso aos documentos, criar os padrões e verificar algum desvio”, disse o Business Development Manager da Ricoh. Além disto, os LLM “vêm-nos ajudar como um complemento de formação, na própria uniformização de utilização, na informação personalizada e tudo isto por umar razão – a eficácia do utilizador”.

“Nós temos aqui as maiores empresas do país e acredito que todas têm um sistema de gestão documental, mas também acredito que nem todas estão satisfeitas com ele”, rematou Miguel Matias. “Daqui a dois anos os sistemas vão mudar, os nossos objetivos vão mudar. Quando eu escolho um sistema [de gestão documental], tenho de garantir que ele tem a capacidade de evoluir comigo”.

Produtividade e eficácia com Copilot

Paulo Pino, Channel Sales Lead da Microsoft, centrou a sua apresentação centrada nos benefícios da IA através do Copilot, referindo que existem duas vertentes que determinam a importância desta tecnologia. 

Por um lado, destaca-se a interface de utilização, visto que “desde o surgimento do PC temos tentado interagir da forma mais natural possível e, com a IA e os LLM, deu-se um passo substancial nessa área”. Por outro, o reasoning engine, ou seja, “o motor que está por trás, que nos ajuda a criar sentido” é um fator determinante. “Já temos muitos assistentes e vamos ter cada vez mais para as diferentes tarefas e os diferentes processos de negócio”, acrescentou Paulo Pino.

De acordo com um estudo da Microsoft sobre o Copilot, “62% das organizações em Portugal já estão a utilizar e 25% planeiam utilizar nos próximos dois anos”, referiu, e o retorno de investimento é de “3,5x por cada dólar investido”.

O roadmap de inteligência artificial da Microsoft passa por “desbloquear a produtividade com o Copilot”, garantir que “as organizações construam as suas próprias capacidades de IA e desenvolvam os seus próprios Copilots” e, por fim, “garantir que toda a informação está segura e é utilizada por agentes menos bem-intencionados”. O compromisso da empresa é com a segurança e os dados do cliente, que, garantiu Paulo Pino, “nunca são utilizados para treinar os nossos modelos ou para as fundações das nossas plataformas”.

Em Portugal, os três casos de uso do Copilot mais comuns são advanced data analytics, assistentes virtuais e chatbots, e processos de otimização e automação, explicou o Channel Sales Lead da Microsoft.

Para Paulo Pino, a inteligência artificial entrega valor para o negócio ao ajudar a colmatar “gaps de skill da organização” e ao ser “altamente pragmático na orientação para o resultado final”. A par disto, enfatizou a importância da “associação a fornecedores e Parceiros que transmitam accountability e transparência para fornecer confiança”.

A IA no armazenamento e ciber-resiliência 

“Nada é à prova de falhas e nós sabemos que os ataques acontecem e vão causar dados. Por mais que queiramos proteger as superfícies de ataque, as organizações devem pensar sempre que algo pode acontecer”, introduziu Hugo Almeida, Advisory System Engineer da Dell Technologies. Neste contexto, a inteligência artificial pode ser fundamental para “aumentar a probabilidade de recuperar com sucesso” e “reduzir o tempo de resposta”.

À medida que os ciberataques se tornam cada vez mais robustos, os clientes procuram um conjunto de requisitos para melhor se protegerem: “assegurar uma cadeia de fornecimento segura; garantir que um único individuo não consegue fazer estragos numa solução; templates que permitam saber o que é preciso para a recuperação; e a habilidade de fazer testes de recuperação”, indicou Hugo Almeida.

Em particular, o recurso à IA nos testes de recuperação pode ser uma mais-valia, permitindo “mais rapidamente dar todos os passos necessários para dar início à recuperação operacional de um ambiente”, visto que a tecnologia “vai aprendendo quais são os microserviços que têm de ser recuperados em primeiro lugar”.

Além disto, esta tecnologia emergente dispõe da capacidade de encetar uma “análise de conteúdo total”, conseguindo “olhar para todas as partes de uma solução e detetar os comportamos anómalos que podem indiciar algum tipo de manipulação silenciosa dos dados”, referiu Hugo Almeida. Desta forma, a IA é capaz de perceber se os conteúdos são fidedignos e, depois, “criar uma baseline para dar a capacidade de construir o mapa de recuperação”, além de gerar um relatório de análise forense.

“A IA vem trazer aqui algo diferenciador – a rapidez com que conseguimos recuperar. Os nossos clientes conseguiram reduzir em 80% as horas de recuperação e 75% do downtime”, revelou o Advisory System Engineer da Dell Technologies.