Transformação digital e mobilidade, uma relação de simbiose

Com o aumento contínuo da popularidade dos tablets, smartphones e dispositivos móveis, a impressão de documentos a qualquer momento e em qualquer local confere um novo significado à impressão oferecendo aos colaboradores a possibilidade de imprimir em qualquer ocasião e à medida das suas necessidades.

Assistimos a um processo de transformação profundo no âmbito profissional e que envolve em especial o espaço das empresas e os locais de trabalho, que atualmente vão muito além do espaço físico da secretária, da cadeira e do próprio computador. Graças às novas tecnologias é possível criar escritórios virtuais.

Perante esta realidade, as empresas são chamadas a liderar a atual transformação digital, com a digitalização de documentos a assumir um papel fundamental para uma correta gestão da informação que lhes permita tomar as decisões mais acertadas. Hoje em dia, é comum as empresas utilizarem um sistema misto de gestão documental, combinando o papel com o digital. No entanto, o processo de introdução de novas tecnologias e de transformação digital está a ser desigual. Este facto é especialmente notório na gestão documental: apesar de se registar um aumento do número de empresas que lidam com volumes de dados elevados, apenas um terço das PME europeias está a preparar-se para o mundo digital*.

Isto significa que os dois terços restantes podem estar a desperdiçar poupanças importantes em termos de tempo e produtividade e a perder terreno face à concorrência, para além de estarem sujeitas a riscos de segurança mais elevados. Na altura de simplificar a transição dos processos em papel, os dispositivos móveis representam um contributo significativo. Aumentar a mobilidade do posto de trabalho é um fator-chave para impulsionar a digitalização que, por sua vez, é essencial para assegurar a produtividade numa realidade laboral em que os colaboradores estão em constante mobilidade.

Impressão inteligente que se converte num centro de trabalho documental

Os multifunções (MFP) inteligentes deixaram de ser encarados como um elemento estático nos escritórios e estão a transformar-se em verdadeiros aliados da mobilidade, oferecendo aos utilizadores mais e melhores opções de gestão dos fluxos de trabalho. Num mundo digital, as necessidades de digitalização e gestão documental alteraram-se e foi necessário adaptar a oferta de soluções em conformidade com a nova realidade.

Atualmente, a cloud é um elemento fundamental e estes equipamentos oferecem impressão segura a partir de dispositivos móveis, como tablets ou smartphones, enquanto mantêm a confidencialidade dos dados empresariais perante qualquer ameaça de segurança ou vírus. Ao proporcionar acesso a funcionalidades de digitalização, os utilizadores podem digitalizar informação para acesso mediante pesquisa ou gerir o envio de um documento para um destino específico, eliminando a necessidade de manter um registo em papel. Isto traduz-se em escritórios menos saturados de papel e permite às empresas equipar-se melhor para gerar fluxos de trabalho mais produtivos e conectados.

O portefólio de equipamentos multifunções da OKI inclui uma vasta gama de dispositivos inteligentes que associam o software sofisticado à tecnologia avançada, permitindo otimizar os fluxos de trabalho, simplificando a distribuição e gestão de documentos e dando resposta às necessidades reais das pequenas e médias empresas no ambiente de trabalho em constante evolução. Compatíveis com um conjunto de aplicações de impressão móvel que permitem imprimir remotamente, como o AirPrint, da Apple Inc, o Google Cloud Print da Google, o Cortado Workplace e o EPrint da Microtech Corp, os MFP Smart da OKI asseguram às empresas a liberdade e flexibilidade que necessitam para imprimir diretamente a partir de um smartphone ou tablet.

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Advertorial

Artigo produzido por OKI Europe.