RPA: os ‘Tempos Modernos’ da automação de tarefas

Já lá vão os ‘Tempos Modernos’ em que muitos, como Chaplin, perdiam conta às desenfreadas tarefas repetitivas na linha de produção. Mas os efeitos da Revolução Industrial contrastam com a atualidade e, tal como na altura a máquina toma o lugar do Homem, também hoje a tecnologia substitui ou auxilia as funções humanas. No contexto da transformação digital, com desafios cada vez mais abrangentes e sofisticados, a Robotic Process Automation (RPA) ganha um significado preponderante e estruturante na sobrevivência e crescimento dos negócios. Se há décadas atrás os robôs eram apenas uma fantasia de sci-fi, agora mais do que nunca são uma parte integrante da vida quotidiana, em particular sob a forma de software potenciado pela IA.

A ascensão de RPA é proeminente como parte crítica da maturidade digital e a sua adoção foi potenciada pela pandemia. A Gartner prevê que 90% das grandes organizações mundiais terão adotado a RPA de alguma forma até 2022 e triplicarão a capacidade dos seus portfólios de RPA até 2024. Também um relatório da Forrester estima que as receitas do mercado de RPA vão cumprir as estimativas de 2,9 mil milhões de dólares em 2021.

Da repetição à automação

Carlos Latourrette, CEO e Fundador da Latourrette Consulting, conta que há que distinguir os processos das tarefas, que neste campo correspondem a tecnologias de automação diferentes. “O tema dos processos é outro campeonato”, que tem de ser endereçado com outras ferramentas como BPM – Business Process Management – e BPA – Business Process Automation –, mas “no mundo das PME é mais fácil a adoção de RPA porque a exigência é muito menor”.

Nas grandes empresas, que possuem inúmeros robôs, “o problema da gestão torna-se muitíssimo preocupante” e, nestes casos, “a boa prática consiste em ter os robôs invocados dentro de um processo”, a serem geridos como parte integrante da força de trabalho. A RPA tem o potencial de transformar dramaticamente os locais de trabalho, ajudando as empresas a melhorar a eficiência das operações. A uniformização alcançada com o automatismo, é um “fator essencial na melhoria operacional e no aumento de produtividade” refere Paulo Mestre, Consulting Director da Primavera BSS.

Industrializar tarefas

Os setores que têm associado um maior peso processual são o principal alvo. Automatizar trabalho redundante e tarefas tediosas e burocráticas, propensas a erro e com elevada carga administrativa, permite que as organizações poupem tempo e dinheiro e se concentrem na criação de experiências inovadoras para os clientes, colocando os colaboradores “num patamar de criatividade e autonomia” para realizarem tarefas “de valor acrescentado”, assegura Pedro Ferreira, Platform & Technology Solution Advisor na SAP Portugal.

“A verdade é que muitas empresas ainda não entenderam que trabalhar de forma mais digital e automatizada não é apenas fazer a digitalização de documentos. É necessário redesenhar os processos e introduzir ferramentas de automação de tarefas”, conta Sandra Andrade, Marketing & Communication Manager na Xerox Portugal. Agora, num contexto de trabalho que “se modificou drasticamente, a flexibilização da forma como se trabalha tornou-se ainda mais relevante”, completa.

Os benefícios vão muito além da redução de custos e incluem disponibilidade 24/7, escalabilidade, mais precisão e melhor experiência dos clientes e colaboradores. Por outro lado, Paulo Mestre garante que “um dos maiores pontos de falha na segurança de informação está associada a falhas humanas e nesta situação, se reduzimos ou eliminamos a intervenção humana, contribuímos para a sua melhoria”.

Para Carlos Latourrette, a grande mais-valia é “a humanização do trabalho das pessoas. Acredito que com a ‘desrobotização’ do trabalho das pessoas teremos empresas mais humanas onde vencerão a produtividade e a qualidade da gestão associadas à criatividade e a empatia que fomentarão a redução da desigualdade entre as PME e as grandes corporações”.

Paulo Mestre e Sandra Andrade apontam como desvantagens o investimento inicial, necessário para a análise, implementação e teste, assim como a aquisição da tecnologia necessária. Contudo, “as soluções de RPA são cada vez mais simples” e “passíveis de serem implementadas com baixo nível de investimento”, conta a representante da Xerox; os ganhos obtidos em termos de produtividade e de controlo contribuem em grande parte para mitigação desta desvantagem”, acrescenta o consultor da Primavera. O volume de tarefas justifica os investimentos, que no caso de bancos e seguradoras, enquanto “fábricas de trabalhadores de colarinho branco”, “é inequívoco o retorno do investimento”, explica Carlos Latourrette.

Adicionalmente, a falta de transparência pode também representar uma barreira, conta Sandra Andrade, pelo que “nenhum projeto será bem sucedido se não existir uma total abertura do cliente” no assessement. Por outro lado, a falta de preparação e investimento na formação das equipas para a adaptação às novas rotinas pode despoletar resistências.

Revolução digital

“Mais cedo ou mais tarde todos nós vamos ter os nossos robôs ou assistentes digitais a realizar as tarefas repetitivas”, acredita Carlos Latourrette. Neste caso, o robô está programado para executar a tarefa sempre da mesma forma, pelo que se o ambiente computacional não for alterado, funciona de forma exata.

Apesar da impulsão da COVID-19, a “RPA já era um tema importante antes”, diz Carlos Latourrette, e segundo Ricardo Parreira, CEO da PHC, “neste momento, todas as empresas beneficiam de automatização” e os “pequenos negócios ainda mais na medida em que têm menos recursos disponíveis”. Para Ricardo Parreira, “uma coisa é certa: vivemos numa nova era em que sem software e tecnologia não é possível gerir uma empresa de forma sustentável. Cada vez mais os negócios são negócios de software e a automação é parte deste processo”.

Janela de oportunidades

Segundo um estudo da PHC, partilhado pela própria empresa, 52% das empresas apontam a automação “como um ponto expectável da transição digital”. O primeiro requisito é “procurar a ajuda necessária de especialistas”, nota Ricardo Parreira, “e neste aspeto o Canal é fundamental” para ajudar as empresas a entender o que pode e dever ser automatizado, fazendo “chegar a tecnologia ao mercado de forma a ser consumida independentemente do tamanho ou preparação dos clientes finais”, completa Carlos Latourrette.

Paulo Mestre confere que cada vez mais as organizações em Portugal procuram conhecer e adotar estas soluções. “São plataformas já bastante difundidas no nosso tecido empresarial – em todas as áreas, a RPA está hoje a dar cartas”, acrescenta Pedro Ferreira, da SAP.

Todavia, os clientes não procuram apenas a venda das soluções de RPA, mas “aconselhamento especializado e soluções à medida das suas necessidades (atuais e futuras)”, pelo que “cada vez mais vemos a transição de um Parceiro revendedor para um consultor de gestão” e “os Parceiros são o braço de confiança das empresas. Sem Parceiros o mercado perderia uma grande parte do seu valor”, conclui o CEO da PHC.

Do ponto de vista da SAP, os Parceiros deparam- se com desafios, “seja nas possibilidades de comercialização dos produtos”, na “respetiva capacitação” e conhecimento das plataformas, avança Pedro Ferreira. “Deste modo, cabe ao Parceiro entender o valor e aplicabilidade de cada tecnologia em cada cenário”, a sua maior responsabilidade, conclui.

Com as soluções de automatismo em constante evolução, através de novos lançamentos e novas features, os Parceiros devem estar em “constante atualização de conhecimento”, explica o consultor da Primavera. Paulo Mestre remata: “para uma organização que pretenda colocar em prática estas soluções é de enorme importância poder contar com o apoio de Parceiros” que conheçam as diferentes dimensões aqui envolvidas, nomeadamente o negócio do cliente, a evolução pretendida, a tecnologia que será utilizada e qual a melhor forma de a utilizar consoante o contexto concreto da organização.