O local de trabalho moderno como centro da transformação tecnológica

E o desafio reside aí mesmo. Na capacidade de realizar as mudanças necessárias para que o atual local de trabalho seja o centro da transformação tecnológica que as empresas necessitam para se manter produtivas e competitivas.

O ritmo das mudanças e das inovações tecnológicas não vai abrandar. Desenganem-se as empresas que acham que terão tempo mais à frente para iniciar os seus projetos de transformação digital e implementar novas tecnologias para suportar a forma como o trabalho é realizado.

Quando chegarem ao ponto onde deveriam estar hoje, estarão atrasados para o passo seguinte e isso terá cada vez mais impactos reais na sustentabilidade e competitividade das empresas.

Fazer do escritório um lugar mais inteligente

Tudo está em mudança e a ser impulsionado por um motor global, inovador e transformador a que podemos chamar de “tecnologia inteligente”.

O próximo conjunto de inovações resultará do cruzamento entre o mundo físico e o digital, criando experiências revolucionárias na forma como os colaboradores trabalham, como as empresas interagem com os clientes, e mais importante, na experiência de relacionamento que os clientes têm com os seus fornecedores.

Segundo o mais recente estudo da Quocirca: “Print 2025 Evolution or Revolution?”, embora a união dos dois mundos (papel e electrónico) possa parecer uma ponte difícil de construir, essa ligação irá ser impulsionada pelas inovações estruturais que estão a ocorrer no sector da impressão e que resultam na capacidade de oferecer e implementar soluções abrangentes que integrem 3 pilares fundamentais: Segurança, IoT e AI.

Estes processos de mudança constante, envolvem um período de adaptação e em última análise, significam uma mudança cultural.

Os últimos anos têm sido cheios de mudanças no modo como interagimos com o espaço físico do trabalho e como realizamos as tarefas. Essas mudanças são lideradas pelo aumento da mobilidade, mas significaram coisas diferentes para empresas diferentes.

Estudos como o da Quocirca(1) apontam para que até 2025, 50% dos empregados trabalhem maioritariamente fora do tradicional local de trabalho. Porém, não existem soluções de mobilidade “one size fits all”, porque cada negócio, cada função, cada tarefa tem especificidades próprias.

A mudança do físico para o digital passa pela cloud

Outra das mudanças estruturantes é impulsionada pela cloud.

Temos vindo a assistir a uma (demasiado) lenta adoção das empresas às soluções cloud-based, essencialmente pela relutância em adotar algo que parece menos tangível e menos seguro.

No entanto o caminho está a ser percorrido. Do lado dos clientes com os olhos postos na questão das economias financeiras. Do lado dos fornecedores com o foco em garantir soluções seguras, em conformidade com as normas da protecção de dados e que potenciem a acelaração da forma como o trabalho é realizado. É a resposta ao paradigma do aumento da produtividade. Não porque se trabalha mais. Mas porque se trabalha melhor.

A mudança para a cloud irá continuar a fomentar o aumento do desenvolvimento de ferramentas poderosas a que chamamos de forma simples: “App’s”.

A existência de aplicativos para impressoras multifuncionais (MFPs) será cada vez mais um factor diferenciador da proposta valor dos fornecedores e uma ferramenta imprescindível para os clientes implementarem processos mais eficientes baseados em workflows documentais digitais.

As Apps são atractivas para os clientes pois são leves, de utilização simples e com possibilidade de estarem disponíveis quer numa lógica de “pronta a usar”, quer por poderem ser desenhadas à medida.

Assistentes inteligentes do local de trabalho

A Xerox® tem vindo a investir continuamente numa plataforma tecnológica inovadora para as suas soluções de impressão de escritório; a Plataforma Xerox ConnectKey.

Soluções simples e eficientes de workflow automation, são a solução para aumentar o número de colaboradores em diferentes níveis de conhecimento e responsabilidade, capazes de fazerem a gestão dos seus documentos e processos, com o mínimo de treino.

Com os olhos postos no futuro a Xerox® transformou as impressoras multifuncionais em dispositivos com uma experiência de utilização semelhante a um Smartphone ou um Tablet.

Aliada a esta transformação a Xerox® lançou ainda a Xerox App Gallery que permite ao cliente, em alguns casos sem custos, fazer a gestão e administração de aplicações prontas a utilizar, directamente a partir do seu MFP.

Destas App’s, destacam-se vários connectores com os principais repositórios na cloud, bem como integrações já prontas para soluções tão distintas como Salesforce, Concur, WeTransfer, Amazon WorkDocs, entre outras.

Mas não é só. Na biblioteca de App’s os clientes Xerox® têm já hoje disponíveis aplicativos que permitem dar resposta rápida a necessidades tão específicas como a Tradução Automática de Documentos (Xerox Easy Translator) ou como a conversão de texto em ficheiros .mp3 (Xerox Audio Documents).

Na Xerox®, ajudamos os clientes a encarar a avaliação e a optimização dos seus processos de forma estratégia. Definindo metas concretas e resultados mensuráveis. Realizamos em conjunto com o cliente um levantamento exaustivo dos seus processos críticos de negócios, redesenhando-os depois de forma eficiente para garantir reduções de tempo e de custos efetivos.

Quando se pretende fazer a gestão de documentos e migração digital, o desafio não está apenas nos documentos em papel, mas também em conseguir lidar com a informação e documentos que já estão em formato digital, pois estes chegam a partir de todo o lado (e-mail, web, telemóvel e redes sociais) e selecionar o que é relevante demora cada vez mais tempo.

É nesse sentido que as soluções de workflow automation, não só reduzem o uso de papel mas, e talvez até mais relevante, ajudam a trabalhar de forma mais inteligente ao melhorar a produtividade e acelerar a entrega de informação aos clientes, fornecedores e parceiros.

A informação: o mais importante ativo das empresas

Onde está a informação? Em documentos, tenham eles o formato que tiverem.

Segundo um estudo liderado pela Xerox® 2 em 2017, cerca de 55% das organizações não está a analisar como funcionam os seus processos baseados em papel. Mas o impacto desta avaliação pode ser altamente transformador.

A verdade é que vivemos num modelo de sociedade em que tudo gira em torno de dados, pelo que ter a capacidade de extrair informação de documentos e daí tirar o máximo benefício será a prioridade número um das empresas nos próximos anos.

Se assim fosse, e assumindo que processos digitais criam operações mais simples e ágeis, porque razão as empresas não conseguem libertar-se dos milhões de páginas impressas, sabendo ainda que muitos desses documentos é usado apenas uma vez e depois deitado fora ou arquivado?

Ainda segundo o mesmo estudo da Xerox®(2), cerca de 40% das atividades das empresas são baseadas em documentos e a forma como hoje as empresas fazem, ou não fazem, a sua gestão pode impactar até 10% das suas receitas, não havendo sequer garantias de que os documentos e consequentemente a informação neles contida esteja segura.

As empresas necessitam de compreender que pequenos elementos de automação não são sinónimo de uma empresa digital.

Face a estes números muitas são as perguntas que os CIO’s fazem e a que têm que dar resposta: Os documentos que vejo na bandeja da impressora contêm informações confidenciais? É possível que fiquem na posse de quem não deve ter acesso a determinados dados? Todas as impressões são recolhidas? A impressão será mesmo necessária? É possível que utilizadores não autorizados para tal, copiem ou digitalizem documentos confidenciais?

Para a Xerox® a necessidade de transformação digital das organizações já foi há muito identificada, o que nos colocou numa posição de liderança, que os principais analistas de mercado(3) reconhecem como diferenciadora no Mercado.

Ao identificar o que pode vir a ser em cada momento, o futuro do ambiente de trabalho e de todas as infraestruturas a ela relacionadas, a Xerox® detém o portfólio de soluções e serviços mais abrangente e capaz de unir os dois mundos; o do papel e o do digital, integrando de modo eficiente todos os fluxos documentais.

Acessibilidade e segurança: um equilíbrio de inovação

De acordo com vários estudos publicados nos últimos meses, mais de 60% das empresas acredita que já experimentou pelo menos uma violação de dados através de falhas na segurança da sua infraestrutura de impressão. Quer seja por intrusões externas, quer por incorreta definição de perfis de utilizadores e de políticas de impressão e digitalização.

A Xerox® foi a primeira empresa do setor a responder às exigências máximas em termos de segurança com uma abordagem holística suportada por parcerias com a CISCO® e McAfee® capazes de garantir uma proteção abrangente e total de todas as componentes e pontos de vulnerabilidade da infraestrutura: Proteção contra intrusão, Proteção de dispositivos, Proteção de dados. E isto sem investimento adicional.

Ao nível da prevenção de intrusão e segurança em rede, as impressoras e os multifuncionais Xerox® impedem o acesso remoto não autorizado e a garantem a consequente proteção e confidencialidade dos dados. Em paralelo têm monitorização constante para prevenção da execução de malwares, com reports e logs de auditoria que garantem que não existe acesso indevido aos dados, nem possibilidade de instalação de software não autorizado. Esta é também a única forma de garantir às empresas a conformidade com a regulamentação geral de proteção de dados.

Fornecedor de IT ou Parceiro estratégico para processos críticos do negócio?

Uma das questões muitas vezes descurada pelas organizações, na busca da solução financeiramente mais económica, é a da correta seleção do parceiro de outsourcing.

É necessário perceber se o parceiro escolhido tem a capacidade de implementar um plano integrado, que permita escalabilidade, flexibilidade para integrar os diferentes processos da organização e que adicione inovação. Ao mesmo tempo é fundamental ter a capacidade de conseguir acompanhar o cliente com um programa de transição para as novas soluções e processos, de forma coerente com os objetivos da própria organização.

A Xerox® acredita que a melhor forma de prever o futuro é inventá-lo e acredita que a inovação é o que define o futuro.

Enquanto líder em tecnologia e serviços de gestão de impressão (MPS), a Xerox® tem tentado, ao longo das últimas décadas, olhar sempre mais à frente investindo na capacidade de inovação, transformação e de estabelecimento das parcerias certas, para cumprir o compromisso de transformar os desafios das empresas em resultados mensuráveis e sustentáveis ao longo dos anos.

(1) Quocirca: “Print 2025 Evolution or Revolution?
(2) Xerox: “Digitisation at Work”
(3) IDC, Gartner, Quorcirca

Conteúdo co-produzido por MediaNext para a Xerox