O estado do mercado de workplace solutions

As Digital Workplace Solutions são uma das grandes preocupações no ecossistema empresarial do Século XXI. Um posto de trabalho moderno, em sintonia com as transformações digitais, é essencial para o sucesso de uma empresa. 

Os recursos humanos das empresas beneficiam grandemente de soluções adaptadas ao ambiente onde se movem, bem como clientes e fornecedores, que devem unir-se em torno de soluções homogéneas que aumentem a eficiência do trabalho, sem menosprezar a satisfação pessoal dos colaboradores. 

Teresa Virgínia, Modern Workplace Business Group Lead da Microsoft Portugal, fala da importância dos millenials nesta transformação – a geração veio trazer uma nova forma de trabalho. A “necessidade de ferramentas de colaboração” aumentou e “as formas de trabalho são muito distintas”, “baseadas em equipas virtuais”, estimando-se que se venha cada vez mais a transportar o trabalho para o virtual. 

Os “millenials vêm das redes sociais e querem trazer essas ferramentas para o dia-a-dia”, transportando-se essa realidade para o facto de hoje se trabalhar “de uma forma muito mais criativa” e menos rotineira. 

Sandra Andrade, Marketing & Communication Manager da Xerox, atesta essa realidade. “As tarefas do dia-a-dia já não são as mesmas” e as “tarefas de valor” mudaram. A premissa “não é trabalhar mais, é trabalhar melhor”, numa lógica de cada vez mais subverter a quantidade em prol da qualidade, aumentando simultaneamente a produtividade. 

O trabalho em ambiente de escritório é cada vez mais livre e é “cada vez mais ténue” a “fronteira entre o horário de trabalho e o horário para tarefas pessoais”, diz Pedro Coelho, Area Category Manager da HP. 

As empresas devem adaptar-se a este cenário, acelerando “dinâmicas de grupo” e proporcionando “no escritório o cenário perfeito onde as pessoas tenham acesso à tecnologia mais adequada”. Tratam-se de “experiências de utilização”, e não apenas num processo unidirecional de “entregar tecnologia às pessoas”. 

Na perspetiva da Claranet, “as pessoas são muito mais proativas” hoje, e o desempenho nos seus postos de trabalho advém de uma necessidade que “toda a gente” tem de querer “ser relevante”. Além disto, o Diretor da área de Workplace, António Maia, releva a importância de o escritório moderno “aproximar as diferentes gerações”. 

A Comstor diz-se privilegiada na criação de soluções eficientes, visto já ter soluções avançadas de tecnologia de colaboração “há vários anos”, diz Pedro Teixeira, Cisco Technical Account Manager. O responsável acredita que a partir de agora “o desafio já não é tanto para onde vamos, mas como vamos”. 

“As tarefas do dia-a-dia já não são as mesmas. A premissa não é trabalhar mais, é trabalhar melhor” 

- Sandra Andrade, Marketing & Communication Manager, Xerox 

Colaboração é o primeiro passo 

Há um consenso claro no que é prioritário aplicar às empresas: a colaboração. Um termo que, no contexto da tecnologia, se traduz no acesso através da web, multidirecional e com vários interlocutores, ao trabalho corporativo. 

Falamos na partilha através da nuvem, aplicações e software de colaboração, ferramentas de gestão de trabalho e projetos, integração do home office e soluções de mobilidade. 

A colaboração é, para Pedro Coelho (HP), uma das tendências mais importantes no workplace moderno, e a HP preocupa-se em integrar soluções nesse sentido nos seus dispositivos, através da colocação “no PC de tecnologias que diminuam ao máximo” períodos de “falta de produtividade”, como é o caso da demora em “fazer chamadas por Skype”, onde “em termos médios demoramos 12 minutos a conseguir ligar”. 

Por oposição ao trabalho “egocêntrico”, diz António Maia (Claranet), surge o colaborativo, que a empresa considera estar a ser “um bom desafio”. A Xerox entende as impressoras multifunções como uma “commodity”, tão relevante como outros elementos do escritório, que servem para “potenciar a colaboração”. 

A proposta de Pedro Teixeira (Comstor) é um “hardware vocacionado para estas novas gerações” que consiste em “salas informais onde é possível fazer naquele lugar de forma imediata e intuitiva uma chamada de vídeo”, para qualquer parte do mundo. 

A teleconferência é um termo antigo, mas ainda não é antiquado. O conceito de “colaboração” nas empresas está intimamente ligado a este dispositivo de comunicação desde que a tecnologia assim permitiu. 

As teleconferências são a simbiose entre espaço físico e virtual, com soluções tão modernas quanto a lógica de “one push-button” para transformar uma sala comum numa sala moderna de reuniões. 

A Cisco oferece soluções aplicadas a um ambiente onde “quase tudo mudou”, diz Pedro Teixeira, e “hoje em dia será algo tão simples quanto entrar numa sala e com um botão estamos perante uma reunião online”, sendo que o custo do serviço não é tão inacessível quanto pode parecer: “com poucas centenas de euros podemos transformar uma sala de reuniões de uma empresa numa experiência de colaboração em Full HD ou 4K”. 

A mobilidade anda de mãos dadas com a colaboração. Pedro Coelho diz que hoje “62% dos colaboradores trabalham em mais do que uma localização” e, por isso, soluções de colaboração para a comunicação móvel são indispensáveis. 

O desafio está em conseguir convergência de dispositivos de colaboração e evitar a “dispersão tecnológica que tínhamos antes” e que dificultava a integração da comunicação, explica Pedro Teixeira. 

O problema foi amenizado, acredita o responsável da Comstor, mas ainda há várias plataformas dispersas na rede e, segundo Pedro Coelho (HP), “os jovens de 20 anos não têm paciência” para este cenário de dispersão. 

O shadow IT é outra das preocupações no workplace moderno, visto poder potenciar desorganização e quebrar o sistema de colaboração comum. 

Pedro Teixeira deu o exemplo do Slack, um gestor virtual de tarefas pioneiro, que “veio dar origem a esta revolução, de forma a acabar com o e-mail” e hoje já existem soluções de outras empresas com a mesma proposta e outras: servirem simultaneamente de agenda, gestor de trabalho e permitirem conversação entre os intervenientes. A Microsoft tem o Teams, a Cisco o Webex. 

Teresa Virgínia (Microsoft), diz que o Teams é neste momento a aplicação mais popular da Microsoft. A oportunidade de se terem “ferramentas de comunicação” como “a conversação entre grupo toda bem documentada”, permite uma solução de comunicação mais prática e apelativa para os jovens. 

Também “as reuniões online são cada vez mais pertinentes” e “a integração da voz bastante facilitada”, sendo que “todas as aplicações do Microsoft Office 365 estão presentes no Teams”. A responsável garante tomadas de decisão mais rápidas, “de forma muito segura e em conformidade” com o que as pessoas precisam. 

No contexto das soluções homogéneas e combate à segudispersão tecnológica, a Xerox encontrou uma solução em que é possível imprimir em mobilidade independentemente do dispositivo, sugerindo um “protocolo igual para todos para facilitar a utilização”. 

“A fronteira entre o horário de trabalho e o horário para tarefas pessoais é cada vez mais ténue” 

- Pedro Coelho, Area Category Manager, HP 

Data analytics para calcular produtividade 

A análise de dados é outra nova ideia trazida para o local de trabalho. A necessidade de se agregarem estatísticas sobre a eficiência e produtividade das empresas aliou-se ao que a tecnologia tinha para oferecer: um sistema digital que consegue filtrar informações e entregá-las aos gestores (e também aos colaboradores), de modo a perceber definitivamente as dinâmicas da empresa, e o que há a mudar. 

António Maia (Claranet) admite que “estão muito atentos ao workplace analytics” e aos “dados que suportam soluções inteligentes”.

A ideia é, para a Claranet, permitir o uso dos dados recolhidos para os “concretizar em resultados”, que são a satisfação das pessoas, em primeiro lugar, e o retorno financeiro a longo prazo, “inerente” ao resto. 

Teresa Virgínia refere que “é através da análise de dados que podemos despoletar a mudança necessária nos dias de hoje”. 

Sandra Andrade partilha da mesma opinião - “o que é importante nesta transformação são os dados, o conteúdo, a informação” e perceber comportamentos individuais, já que a ideia de “one size fits all” está ultrapassada. 

Para a Claranet, é essencial o “business outcome” na aplicação de soluções de análise de dados. É preciso haver uma forma de “medir qual o impacto do negócio” que as ações vão ter e para isso usam a análise de dados para perceber qual é o retorno, sendo que os benefícios oferecidos aos colaboradores estão sempre dependentes da rentabilidade do negócio. 

“Com poucas centenas de euros podemos transformar uma sala de reuniões de uma empresa numa experiência de colaboração fantástica” 

- Pedro Teixeira, Cisco Technical Account Manager, Comstor 

Segurança e monitorização para evitar ameaças externas 

O dilema do controlo de segurança em detrimento da privacidade ainda é assunto nos postos de trabalho contemporâneos. A ideia de se recolherem dados dos colaboradores com a finalidade de os proteger é quase dogmática para gestores e empresas de tecnologia, mas ainda pode deixar os funcionários céticos. 

Diz António Maia que a “monitorização das pessoas” deve ser desassociada da invasão da privacidade, de modo a que se confie nas organizações. 

“Não estou a monitorizá- lo para saber a produtividade, estou a monitorizá-lo para o proteger”, refere o responsável da Claranet, que sublinha a necessidade de “existir alguém que explique que isto serve para andar para a frente”. 

O diretor da área de Workplace acredita que é possível haver um melhor entendimento destas necessidades “se [as pessoas] estiverem motivadas”. 

O BYOD (Bring Your Own Device) veio levantar questões relacionadas com a segurança. Neste contexto de trabalho, em que cada funcionário trabalha com os seus dispositivos pessoais, “não podemos voltar ao shadow IT”, refere Pedro Teixeira, e é necessário que o BYOD permita uma gestão de dispositivos segura. 

O responsável garante que com as soluções da Cisco é possível “fazer uma adaptabilidade das regras de segurança da empresa”, permitindo equilíbrio entre a facilidade de utilização e a segurança. 

Na cibersegurança, tanto hardware como software são permeáveis a ameaças. HP, Xerox e Microsoft concordam numa lógica de criar soluções de segurança de raiz – em hardware – e a partir de “tecnologia de fábrica”, explica Pedro Coelho. 

Teresa Virgínia destaca o agregador Intelligent Security Graph, que junta informação de vários dispositivos Microsoft através de machine learning. 

A Microsoft considera-se hoje um “player de segurança” e Teresa Virgínia conta que existem “equipas de hackers e equipas de defenders” para terem a certeza que “até dentro de casa podemos antever ciberataques”. E para proteger “utilizadores e devices”, a cloud é a solução com mais poder de defesa, devido à constante atualização. 

Pedro Coelho assume que a HP não procura “ter a resposta para cada malware”, mas sim ser capaz de cumprir a deteção de comportamentos suspeitos. A ameaça de ciberataques não surge apenas num computador ou telemóvel pessoal ou empresarial. 

Há outros dispositivos ligados à rede que podem servir de intermediários para o roubo de dados e informações – uma impressora, por exemplo. 

Sandra Andrade explica que na Xerox já há soluções avançadas para sanar este tipo de problemas: através de cartões, pins, autenticação múltipla, ou por exemplo libertando a impressão junto do equipamento através do telemóvel pessoal, de modo a garantir que é o proprietário daquele documento. 

Isto também passa por “encriptar informação confidencial para que ela não possa ser impressa por qualquer pessoa, apenas por quem tem os acessos necessários”, com a proposta de um software “que inibe que o utilizador não autorizado faça a cópia”. 

“É através da análise de dados que podemos despoletar a mudança necessária nos dias de hoje” 

- Teresa Virgínia, Modern Workplace Business Group Lead, Microsoft 

Preocupação com os recursos humanos é chave 

A conversa sobre Digital Workplace Solutions tende sobretudo para as questões em torno do desenvolvimento tecnológico, deixando por vezes de fora da conversa um dos ativos mais importantes para o sucesso de qualquer empresa: as pessoas. 

Pedro Coelho fala sobre isto mesmo, assumindo uma transformação na própria cultura da empresa – uma mudança que “não se trata de uma conversa só sobre tecnologia”, mas antes “uma conversa que tem de envolver recursos humanos, o consumidor final e quem gere a própria infraestrutura física”. 

Teresa Virgínia afirma que a Microsoft coloca os “knowledgeable workers” no centro das suas preocupações, a força de trabalho mais dispendiosa e aquela que “talvez precise mais” destas soluções digitais, mas não deixa de fora os “ first line workers” que, segundo os parâmetros da empresa, têm de ter acesso à transformação digital e manter uma “conexão digital” que lhes permita trabalhar consoante a deslocalização. 

O BYOD volta a ser importante para este cenário, de “uma utilização alargada dos dispositivos” ou uma espécie de liberalização do BYOD, diz a Microsoft, mas deve ser adaptado aos diferentes tipos de funções que existem numa empresa. 

Em ambientes heterogéneos, diz Pedro Coelho, é difícil implementar o BYOD, porque nem todos terão as mesmas necessidades. Aqui surge a proposta do CYOD, ou Choose Your Own Device, uma solução capaz de colmatar necessidades de grandes empresas com um corpo de trabalho heterogéneo. 

 “As empresas devem estar atentas ao workplace analytics, os dados que suportam soluções inteligentes e que permitem concretizar resultados” 

- António Maia, Diretor da Área de Workplace, Claranet 

Parceiros 

O Canal de Parceiros pode encontrar neste mercado várias oportunidades. Sandra Andrade relembra que a Xerox investe todos os anos para que a empresa possa fornecer aos seus Parceiros as melhores soluções disponíveis para que estes possam comercializar junto dos seus clientes finais que precisam de um local de trabalho mais moderno, mais inteligente e mais seguro. 

No caso da HP, a empresa está “comprometida em entregar o office of the future”, refere Pedro Coelho. No entanto, salienta, este escritório do futuro já pode ser adquirido no presente, uma vez que estas soluções já estão disponíveis para os clientes. 

O representante da HP acredita que a realidade virtual e a realidade aumentada estarão presentes nos escritórios dentro em breve e vão alterar a maneira como os colaboradores trabalham numa organização. 

A Cisco tenta oferecer experiências de utilização da tecnologia cada vez mais intuitivas, cada vez mais otimizadas para aquilo que é o trabalho desenvolvido pelas equipas e “é um facto que isso pode envolver mudanças culturais”. Segundo Pedro Teixeira, os Parceiros são importantes para a Cisco porque “são eles que fazem a ponte com as reais necessidades do cliente”. 

A Microsoft define-se como uma empresa led by partner, o que significa, nas palavras de Teresa Vírgina, que a empresa não olha para as oportunidades sozinha. 

“Acreditamos que os nossos Parceiros são uma força extensível da Microsoft e somos uma única equipa, e é com eles que nós esperamos ter esta ligação das nossas soluções às necessidades dos nossos clientes”, explica a Modern Workplace Business Group Lead. 

Resumo 

• É importante trabalhar melhor e não necessariamente trabalhar mais; 

• Mais de 60% dos colaboradores trabalha em mais do que uma localização; 

• É necessário analisar a produtividade dos trabalhadores para que seja possível despoletar a mudança necessária para as equipas; 

• O BYOD levanta questões de segurança, mas esta foi uma tendência que não teve uma grande aderência no país.