Não existe transformação digital sem gestão eficiente da informação

Já ninguém se admira quando afirmamos que a forma como comunicamos, interagimos com os serviços do dia-a-dia ou assistimos televisão em casa mudou. Tudo está a alterar-se e a ser impulsionado por um motor global, inovador e transformador: a tecnologia, aliada a ferramentas poderosas a que simplesmente chamamos “APPs”.
 

Estes processos de mudança constante, envolvem um período de adaptação e, em última análise, significam uma mudança cultural.
 

Mas será que as empresas estão realmente preparadas para as mudanças necessárias? Para se manterem competitivas e diferenciadoras no mercado? Será que a forma como estão a dar resposta a estas questões está efetivamente a transformar as empresas, os seus processos e a sua forma de trabalhar? Segundo um estudo liderado pela Xerox¹, os números são relativamente satisfatórios: cerca de 2/3 das empresas europeias colocam a transformação digital no centro das estratégias de negócio. Mas se analisarmos com maior detalhe, apenas 17% das empresas da Europa estão em etapas avançadas do processo de transformação digital.
 

As empresas necessitam de compreender que pequenos elementos de automação não são sinónimo de uma empresa digital.
 

A verdade é que, e ainda segundo o mesmo estudo*, cerca de 55% das organizações não estão a analisar como funcionam os seus processos baseados em papel. Mas o impacto desta avaliação pode ser altamente transformador.

Processos obsoletos. Todos temos!

Organizações que continuem altamente hierárquicas e que não consigam num curtíssimo prazo tornar-se ágeis na forma como interagem com os seus consumidores, clientes finais, parceiros e até mesmo fornecedores, terão enorme dificuldade em acompanhar a evolução rápida dos mercados e principalmente dos seus concorrentes.
 

A verdade é que todas as empresas, independentemente da sua dimensão ou posição atual no mercado, não têm o futuro garantido se não souberem adaptar-se rapidamente à mudança.

Em certos mercados, muitos desses competidores serão novas empresas nativamente digitais e que apesar de de relativamente pequenas, são detentoras de uma agilidade de operações e processos extraordinária. Por muito que se fale, dentro e fora das organizações, de transformação digital, algumas empresas consideram-na não prioritária. Empresas há largos anos no mercado terão que realizar um enorme esforço para se manterem competitivas, pois possuem sistemas pesados e processos obsoletos.
 

Se por um lado o cliente é cada vez mais exigente, por outro tende a simplificar ao máximo todas as suas operações do dia-a-dia.

Um cliente hoje já não aceitará ter conta num banco que não lhe resolva (quase) todas as suas questões por um dos meios de comunicação alternativos ao presencial: Telefone, Internet, App. O cliente colocou-se a si próprio num paradigma social extremamente desafiante para os fornecedores, onde assume que tudo pode ser tratado através do seu smartphone. É perante este cenário que, as empresas que não dedicarem uma atenção especial à transformação digital, terão enorme dificuldade em competir.

A informação: o mais importante ativo das empresas

Vivemos num modelo de sociedade em que tudo gira em torno de dados. Assim, ter a capacidade de extrair deles o máximo benefício será a prioridade principal das empresas. E onde está essa informação? Em documentos, tenham eles os formatos que tiverem. Ainda segundo o estudo da Xerox* , cerca de 40% das atividades das empresas são baseadas em documentos e a forma como hoje as empresas fazem, ou não fazem, a sua gestão pode impactar até 10% das suas receitas, não havendo sequer garantias de que os documentos, e consequentemente, a informação neles contida esteja segura.

Face a estes números muitas são as perguntas que os CIO’s fazem e a que têm que dar resposta: Os documentos que vejo na bandeja da impressora contêm informações confidenciais? É possível que fiquem na posse de quem não deve ter acesso a determinados dados? Todas as impressões são recolhidas? A impressão será mesmo necessária? Os colaboradores estão cientes de quanto custa uma impressão? A empresa tem noção da quantidade de papel e consumíveis que desperdiça?

Imprimir menos não é apenas uma questão de usar menos papel. É trabalhar de forma mais inteligente, melhorando a produtividade, aumentando a velocidade de ligação aos clientes e utilizando dados para alavancar o negócio.

E qual a resposta que terá que ser encontrada? As empresas irão por certo reforçar o foco estratégico no processo de digitalização, e procurar parceiros que possam garantir que estas ferramentas têm o potencial necessário para impactar toda a empresa e não apenas parte dela. Para a Xerox, a necessidade de transformação digital das organizações já foi há muito identificada, o que nos colocou numa posição de liderança, que os principais analistas de mercado** reconhecem. Ao identificar o que pode vir a ser em cada momento o futuro da impressão e de todas as infraestruturas a ela relacionadas, a Xerox detém o portfólio de soluções e serviços mais abrangente e capaz de unir os dois mundos: o do papel e o do digital, integrando de modo eficiente todos os fluxos documentais.

Menos de 10 por cento dos processos empresariais vão depender de suportes em papel até 2025*

Acessibilidade e Segurança: um equilíbrio de inovação

Na Xerox temos a perspetiva de que a época dos grandes projetos de IT passou, bem como a lógica do “one fits all”. Hoje cada cliente tem uma realidade muito própria e é necessário que, quer a tecnologia quer as soluções, sejam totalmente flexíveis para dar resposta aos desafios de cada organização. O mesmo acontece com os sistemas e soluções para a gestão eficiente e segura de documentos. Muitas empresas têm-se centrado em soluções económicas e que garantem reduções de custos, mas acabam muitas vezes por se confrontarem com a implementação de um sistema estanque, que coloca os processos em silos fechados e desligados entre si. Já para não falar da inacessibilidade da informação para quem está fora da empresa, ou necessita de aceder através de dispositivos móveis.

Não importa se os documentos estão em suporte digital, em papel ou ambos, ou mesmo se a informação é confidencial, nem mesmo se os dados necessitam ser integrados em sistemas empresariais de outros fornecedores, ou ainda se têm que estar disponíveis na cloud.

A proposta valor da Xerox centra-se em maximizar o valor da informação e, ao mesmo tempo, otimizar os processos e a gestão dos documentos, garantindo a máxima segurança da informação. Durante muito tempo os clientes centraram as suas escolhas de uma infraestrutura de impressão baseada nas funcionalidades base, na velocidade, e, claro, no preço. O que há muito a Xerox adicionou a estas, que eram as necessidades dos clientes, foi a possibilidade de trabalharem de modo mais rápido, mais eficiente e mais seguro. E a isso juntou ainda um suporte ímpar no mercado que liberta as áreas de TI de perto de 80% das suas preocupações com a gestão do parque de impressão. Mas hoje os clientes querem uma experiência de utilização da tecnologia, e serviços de impressão, que em tudo se assemelhe à que têm nas restantes tarefas do seu dia-a-dia.
 

Soluções simples e eficientes de workflow automation são a solução para que colaboradores com diferentes níveis de conhecimento e responsabilidade, sejam capazes de fazer a gestão dos seus documentos e processos com o mínimo de treino.

E este cenário não coloca desafios apenas aos clientes. Desenha desafios complexos aos fornecedores de serviços que têm hoje de ter a capacidade de ajudar os clientes a implementar um novo modo de como o trabalho é feito. “Trabalho” e “Trabalhar” são conceitos que estão a mudar drasticamente. Muitas das tarefas do dia- -a-dia vão ser suportadas por ferramentas de digitalização e automação, gestão de documentos e processos e captura inteligente de dados.
 

Em todo o mundo, o conceito BYOD (Bring Your Own Device) e IoT (Internet of Things) está em todo o lado, promovendo a mobilidade dos utilizadores. Os processos organizacionais, e em última análise a forma como as empresas trabalham, não podem estar fora desta realidade.

Assistentes inteligentes do local de trabalho

Quando se pretende fazer a gestão de documentos e migração digital, o desafio não está apenas nos documentos em papel, mas também em lidar com a informação e documentos que já estão em formato digital, pois estes chegam a partir de todo o lado (e-mail, web, telemóvel e redes sociais) e selecionar o que é relevante demora cada vez mais tempo. Na base das soluções da Xerox está uma plataforma de processamento de documentos que integra diretamente os equipamentos (impressoras e multifunções) Xerox, através de Aplicações (APP’s), com os processos de negócio dos clientes.

É nesse sentido que as soluções de workflow automation não só reduzem o uso de papel como – o que é, talvez, até mais relevante – ajudam a trabalhar de forma mais inteligente, ao melhorar a produtividade e acelerar a entrega de informação aos clientes, fornecedores e parceiros. Mas quando se pensa que a partir de um periférico de rede, tão simples como um multifunções, se pode aceder a informação confidencial, imprimir a partir da cloud ou enviar informação para integração em workflows ou sistemas empresariais, a primeira desconfiança que surge é relativa à capacidade de garantir máxima segurança. A segurança para a Xerox é uma prioridade e é por isso que a Plataforma ConnectKey tem uma abordagem holística suportada por parcerias com a Cisco® e McAfee®, capazes de garantir uma proteção abrangente e total de todas as componentes e pontos de vulnerabilidade do sistema: Proteção contra intrusão, Proteção de dispositivos e Proteção de dados.

Fornecedor de IT ou Parceiro estratégico para processos críticos do negócio?

Uma das questões muitas vezes descurada pelas organizações, na busca da solução financeiramente mais económica, é a da correta seleção do parceiro tecnológico. É necessário perceber se o parceiro escolhido tem a capacidade de implementar um plano integrado, que permita escalabilidade e flexibilidade para integrar os diferentes processos da organização e que adicione inovação. Ao mesmo tempo é fundamental ter a capacidade de conseguir acompanhar o cliente com um programa de transição para as novas soluções e processos, de forma coerente com os objetivos da própria organização.

Enquanto líder em tecnologia e serviços de gestão de impressão (managed print services), a Xerox tem tentado, ao longo das últimas décadas, olhar sempre mais à frente, investindo na capacidade de inovação, transformação e de estabelecimento das parcerias certas, para cumprir o compromisso de transformar os desafios das empresas em resultados mensuráveis e sustentáveis ao longo dos anos. Diga adeus à informação dispersa, aos processos desligados e complexos e à limitações tecnológicas. Com a Xerox implemente novas e inesperadas formas de trabalhar de modo mais inteligente e produtivo, esteja onde estiver.

* Digitisation at Work

** Gartner, IDC, Quorcica, Forester