Mobilizar primeiro os colaboradores! É o início da preparação para o RGPD

O primeiro passo será mobilizar os colaboradores para as alterações necessárias e o real impacto que terá nas sua tarefas habituais e na organização como um todo.

Toda a organização deve compreender e saber aplicar este novo regulamento, quer ao nível da gestão, mas também ao nivel operacional. Embora haja uma grande componente tecnológica nesta transição, a componente comportamental é ainda maior e mais relevante. Não basta comunicar o novo processo, tem que haver um acompanhamento diário às equipas até que estes processos se tornem rotina e ainda assim criar metodologias de controlo e deteção de desvios face ao processo estabelecido.

Implementar o RGPD implica uma clara politica de “governação” no que diz respeito à proteção dos dados em função do potencial de risco da organização. Em empresas de maior dimensão especialmente mutinacionais já existe alguma sensibilização para a existencia de um politica de proteção de dados. No caso de pequenas empresas, que representam a maioria do nosso tecido empresarial é importante começar já a definir uma estratégia de adapação ao RGPD. Se as organizações começarem a preparação em Maio correm o risco de multas até 20 milhões de euros ou até 4% do volume de negócios ou até mesmo perder negócio por incumprimento das regras de proteção de dados.

A Sage está mais uma vez ao lado das empresas, independentemente da sua dimensão, com soluções que ajudam nesta mudança em termos de tecnologia, mas também como advisor de forma a poder ajudar na compreensão do que relamente muda e no impacto que terá nas organizações.

Para melhor compreender o RGPD todas as empresas devem recorrer a aconselhamento legal caso precisem de esclarecer em que medida as suas empresas irão ser afetadas pela implementação do regulamento. Contudo, a Comissão Europeia e a Information Commissioner’s Office ("ICO") no Reino Unido disponibilizaram já diretrizes úteis relativamente à conformidade com o RGPD, nomeadamente a “Preparação para o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados – 12 a implementar já". Aconselhamos a leitura como ponto de partida para esta mudança.

Enquanto empresa de fornecimento de soluções de gestão, contabilidade, salários e pagamentos, que trata diariamente com dados pessoais dos seus clientes e, por sua vez, dos clientes dos seus clientes, este novo Regulamento tem um impacto direto no nosso trabalho e nas soluções que desenvolvemos e, como tal, obriga-nos a estar em total conformidade com a lei. Por este motivo, todas as nossas soluções estão a ser totalmente adaptadas, assegurando assim que a Sage e todos os nossos clientes e parceiros estarão 100% em conformidade com o RGPD.

Além disso, numa perspetiva de ajudar os nossos clientes e parceiros a melhor compreenderem esta nova regulamentação, vamos realizar durante os próximos meses webinars informativos para que estes possam antecipar e preparar atempadamente esta transição, bem como o impacto que terá no dia-a-dia do seu negócio.

A Sage está desde há alguns meses a trabalhar ativamente para implementar eficazmente o novo RGPD, tendo uma equipa global totalmente dedicada a esta estratégia. Estamos já a desenvolver internamente uma série de preparativos para a entrada em vigor do regulamento, incluindo formações aos colaboradores, políticas internas de proteção de dados pessoais, políticas globais de comunicação, entre outros. Além disso, estão a ser desenvolvidos avanços tecnológicos adicionais com o intuito de assegurar a facilitação da portabilidade de dados, a manutenção dos registos e o direito de eliminação, ao mesmo tempo que atualizamos alguns dos nossos produtos à medida que o programa evolui.

Advertorial

Artigo produzido por Sage