Como reduzir os custos de impressão da sua empresa?

Para a generalidade das empresas, e especialmente para as Pequenas e Médias Empresas (PMEs), sempre se mostrou muito difícil estimar com precisão o custo total das suas impressões empresariais, tanto a nível financeiro, como ambiental. E sem estes dados, os gestores não conseguem definir objetivos e metas a atingir, com o fim de reduzir os custos e o impacto ambiental.

Consequentemente, sem se ter conhecimento dos comportamentos que sustentam os custos financeiros e ambientais da impressão, é muito difícil definir políticas de impressão mais sustentáveis ou avaliar a necessidade de investimento em novo hardware. O Print365, o novo Managed Print Service da Epson, destinado a PMEs, pretende contrariar esta tendência, oferecendo às empresas acesso fácil e a custos reduzidos a um portal online, que regista e analisa os dados necessários para melhorar a eficiência.

Mesmo as empresas de menor dimensão, podem agora obter uma análise precisa e transparente dos comportamentos de impressão dos vários membros da equipa, volumes de impressão, níveis de tinta dos equipamentos, encomendas de consumíveis, necessidades de manutenção e muito mais. O portal online está integrado no pacote Print365 e traz todas as vantagens de um modelo de negócio on demand ou Software as a Service (SaaS), incluindo os seguintes serviços.
 

Consumíveis ‘Just in Time’

Em vez de estar alojado nos servidores da empresa, o portal online da Epson está alojado a nível central, sendo acessível através da cloud, com passwords exclusivas. Desta forma, torna-se possível para a Epson monitorizar remotamente o desempenho da impressora e fornecer os consumíveis necessários, como papel e tinta, sem necessidade de ter um colaborador a deslocar-se fisicamente ao escritório do cliente. Ao mesmo tempo, as marcas e os gestores podem deixar de se preocupar com o stock de consumíveis para impressão ou com o espaço para armazenamento dos mesmos, já que os parceiros do Epson Print365 farão a entrega de todos os consumíveis “just in time”, de forma automática, bem como ficarão responsáveis por recolher e eliminar os resíduos da impressora, como os cartuxos usados, sempre que o portal indicar que esta ação é necessária.
 

Análise melhorada

O portal de impressão é acessível online, em vez de ser uma solução de software instalada diretamente no servidor da empresa. Um grande benefício deste alojamento central é que os desenvolvimentos e melhorias de software podem ser feitos centralmente, permitindo às empresas terem acesso às análises, ferramentas e informações mais recentes, sem terem necessidade de comprar atualizações ou reinstalar software.
 

Uma solução que cresce consigo

Como outras soluções de impressão da Epson, o portal online do serviço Print365 é construído a pensar nos negócios. Se um negócio tiver um rápido crescimento, não terá necessidade de adquirir um novo software ou espaço no servidor para expandir o campo de recolha e análise de dados do portal. O Print365 pode ser facilmente alargado ou reduzido, para fornecer análises para o número de equipamentos que o escritório em questão necessitar.
 

Preços

Tradicionalmente, apenas as grandes empresas beneficiavam dos insights e das poupanças que este tipo de soluções permite obter, devido ao elevado custo dos pacotes e ao grande volume de páginas associadas. Contudo, o modelo de negócio SaaS (Software as a Service) permite à Epson oferecer acesso a este serviço com custos mais reduzidos, através de pacotes e produtos desenhados especificamente para PMEs, a pensar nos seus volumes de impressão.
 

A monitorização total e transparente de dados de impressão, fornece todos os números necessários

Acima de tudo, o portal online Print365, permite aos gestores de pequenas empresas monitorizarem e adaptarem o seu pacote Print365 às necessidades dos seus escritórios, uma vez que têm acesso transparente a todos os dados. Ao analisar os dados associados aos usos da impressão, pode ficar claro, por exemplo, que a equipa está a utilizar uma impressora a cores simplesmente porque esta está mais próxima da sua secretária; ou que um pequeno número de membros da equipa está a imprimir muito mais do que os seus colegas; ou que o papel está a ser gasto de forma mais rápida devido a uma grande quantidade de impressões de um único lado da folha, que podem ser desnecessárias.

Ter acesso aos dados, de forma personalizada, pode ajudar as pequenas empresas a tomar medidas, como reconfigurar o posicionamento da impressora no escritório, analisar, junto dos colaboradores, as formas de reduzir a impressão desnecessária, ou estabelecer regras de impressão nos computadores da empresa. O Print365 ajuda as pequenas empresas, não só a reduzir o incómodo e o desperdício associados às impressões empresariais, mas também a controlar e minimizar custos.

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Conteúdo produzido por Epson