A nova realidade do mercado de impressão

A impressão foi um dos setores mais afetados durante a pandemia. Dados de setembro de 2020, revelam que o setor do printing decresceu cerca de 38% em volume de negócios no mundo inteiro, existindo depois uma ligeira recuperação. O regresso ao escritório e o modelo de trabalho híbrido obrigou o setor da impressão e da digitalização a acompanhar esta nova realidade.

“O mercado de impressão já não se baseia na tradicional venda de equipamentos, todos tivemos que nos adaptar e apostar em serviços para que os clientes tenham uma melhor experiência de utilização”

- Ana Rita Silva, Field Marketing Manager, Lexmark 

A pandemia e o mercado de impressão

Os últimos 12 meses foram marcados pelo confinamento e pelo teletrabalho, resultando numa experiência totalmente atípica para o mercado de impressão.

Para Ana Rita Silva, Field Marketing Manager da Lexmark, 2020 foi um ano desafiante, uma vez que a pandemia veio acelerar a tendência do teletrabalho e, consequentemente, a adaptação por parte das empresas. “A COVID-19 fez com que a transformação digital e a aposta em cloud se tenham tornado essenciais para a continuidade de muitos negócios. A impressão em escritório diminuiu, mas sentimos que houve um crescimento nos equipamentos A4, principalmente nos equipamentos para pequenos grupos de trabalho. Muitos dos nossos clientes têm negócios essenciais, como, por exemplo, o retalho, onde o impacto sentido foi menor”.

Outro dos desafios de 2020 apontado por Ana Rita Silva foi a formação, apoio e suporte de dados aos Parceiros, o que acabou por ser também um desafio, até internamente, uma vez que também estavam a trabalhar a partir de casa.

“O nosso primeiro passo for reorganizarmo- -nos internamente para então poder suportar os nossos Parceiros e clientes. Partilhámos ideias e práticas com os nossos Parceiros, adaptámo- nos tendo em conta a situação, revimos e ajustámos o Programa de Canal. O salto tecnológico que foi exigido às empresas para manterem a sua atividade permitiu aos fabricantes e Parceiros que estavam mais preparados para o fazer se destacarem naquelas que eram agora as maiores necessidades, como soluções de workflow, de mobilidade, gestão remota e segurança”, explica Bruno Ribeiro, Iberia Field Partner Development Mgr na Xerox, que acredita que, em termos de resultados no ano de 2020 – tanto na venda de equipamentos como no volume de impressão –, houve uma queda significativa. O volume de impressão e vendas para home office atenuou, mas não compensou, a forma como o mercado de impressão foi afetado.

“Na Brother, os sistemas de impressão são essencialmente dirigidos para quem descentraliza a impressão. Conseguimos tirar partido da necessidade de haver muitas empresas a colocarem os seus colaboradores em teletrabalho, continuando a precisar de digitalizar, imprimir e fotocopiar. A pandemia também nos favoreceu na área do laser, uma vez que temos uma linha de equipamentos semiprofissionais e com preços de arranque bastante acessíveis”, esclarece João Fradinho, Country Manager da Brother, que acrescenta que o Canal da sua organização registou um balanço positivo neste período e que os seus principais revendedores, apesar das dificuldades, acabaram por conseguir aumentar a sua faturação, não só pelos equipamentos, mas por todos os serviços inerentes de colocar equipamentos a funcionar de um momento para o outro. “Já nos nossos equipamentos mais profissionais e mais dispendiosos, sentimos as mesmas dificuldades que todos os fabricantes sentiram”, acrescenta.

Segundo o Product Manager-Document Solutions da Canon, Miguel Viana, houve uma adaptação rápida nos canais de comunicação da Canon e na forma como interagiram com os seus clientes e rede de Parceiros. “Registou-se um crescimento no volume de impressão em casa das pessoas devido à procura de equipamentos nos segmentos de entrada de gama de menores dimensões. Verificou-se uma quebra abrupta na fase inicial, mas em ambiente corporativo já se tem vindo a registar um aumento soque tem alguma expressão e que tem estado mais ou menos estável, como uma taxa de crescimento muito ligeira, desde o último trimestre do ano passado, o que nos dá alguma confiança, embora haja a hipótese de não se regressar aos níveis pré-pandemia”.

“Foram conseguidos excelentes resultados nestas condições tão particulares. Para estes resultados também contribuiu a nossa rede de Parceiros e revendedores de IT de forma genérica”, indica o representante da Canon.

Em relação ao mercado de impressão, Luís Melo, Managed Print Services na HP, faz uma comparação entre o segmento doméstico e o segmento empresarial e acredita que, mesmo a trabalhar em casa, as pessoas continuaram a manter as mesmas necessidades de impressão que tinham nas empresas, existindo uma transferência desse volume de impressão para utilização doméstica.

Registou-se uma forte procura de equipamentos de impressão no segmento doméstico que de alguma forma vieram compensar as perdas que foram sentidas no segmento empresarial e, assim, a HP acabou, “no final deste período, por ter algum retorno em termos de volume que é realizado nas empresas e um saldo positivo em relação ao revenue deste período”.

Paulo Antunes, CEO da Multimac, afirma que o “mercado se adaptou, as pessoas foram para casa utilizar impressoras pequenas. Nos nossos clientes empresariais, colocámos algumas máquinas de empréstimo, o que acabou por não se tornar rentável”. Para o CEO este foi um desafio para o negócio, sendo que houve a necessidade de se reinventarem. “A impressão sofreu alterações, a par daquelas que já estava a sofrer há muitos anos devido ao processo de transformação digital neste negócio. Cada vez se imprime menos e é a esta realidade a que temos de nos adaptar”.

“Com esta dispersão física dos colaboradores, existe uma necessidade de manter os pontos ligados e assegurar que não existem perdas de produtividade ou falhas de segurança”

- Bruno Ribeiro, Iberia Field Partner Development Mgr, Xerox

Managed Print Services

Com o regresso progressivo ao escritório, as organizações enfrentam, agora, desafios no que diz respeito à aposta em Managed Print Services (MPS) em equipamentos de utilização coletiva.

De acordo com Bruno Ribeiro, os maiores volumes continuam a ser produzidos em equipamentos departamentais. No parque instalado, a grande parte deste volume está a ser produzido em equipamentos MFP A3 e em MFP A4 (nos segmentos mais altos).

Citando um estudo da IDC, o representante da Xerox revela que o volume total de impressão baixou cerca de 14% na Europa Ocidental em 2020 e que com a reabertura das empresas e o regresso aos escritórios, irão ser registados volumes aproximados com os de pré-pandemia.

“Uns dos principais desafios identificados em 2020 foi o adiamento de alguns projetos por parte dos clientes ou uma suspensão da renovação. É nossa expectativa que durante este ano esses projetos sejam retomados assim como os processos normais de renovação”, indica.

Independente da estabilidade futura da impressão, para João Fradinho o grande desafio é tentar que as empresas tentem adequar o melhor possível a sua oferta para maximizar tudo aquilo que se pode retirar do mercado. “Acreditamos que a grande necessidade do mercado e a grande oportunidade que existe neste momento é democratizar os MPS, ou seja, que os fabricantes consigam ter soluções de MPS para qualquer revendedor de pequena e média dimensão, apresentando uma oferta bastante competitiva e, desta forma, tirarem partido de uma procura crescente por parte dos clientes finais, sejam eles pequenos ou médios, para soluções de serviços” e acredita que é “necessário colocar os dealers a trabalhar MPS, uma vez que para eles o printing está fortemente ameaçado pelos canais online”.

O Product Manager-Document Solutions da Canon acredita que dada a retoma que se verifica de forma sustentável, mas lenta, o maior aumento do volume de impressão verifica-se nos organismos do Estado e que tal pode estar relacionado com o facto do setor privado estar mais atento às novas soluções que surgem no mercado, quererem aumentar a produtividade e eliminar alguns custos com impressão e, ao mesmo tempo, estarem mais aptos a fazer investimentos. O governo tem cedido alguns apoios na área da digitalização das empresas, “o que mostra que os organismos do Estado têm registado uma retoma maior no que diz respeito ao volume de impressão do que no setor privado”.

“Uma das nossas preocupações é de que forma os resellers e os dealers vão conseguir, nas suas organizações, implementar o modelo de negócio de MPS para o poder disponibilizar para as empresas”, diz.

“Acreditamos que a grande necessidade do mercado e a grande oportunidade que existe neste momento é democratizar os MPS”

- João Fradinho, Country Manager, Brother

O modelo de trabalho híbrido

Grande parte das empresas começam agora a transitar para um modelo de trabalho híbrido, ou mesmo totalmente remoto, por exemplo, para novas contratações de colaboradores fora da geografia do escritório. No entanto, importa saber como é que o mercado de impressão e digitalização vai responder de forma organizada e estruturada a esta nova realidade descentralizada.

A Brother lançou recentemente o CPP, uma plataforma que permite fazer uma gestão à distância dos sistemas de impressão. “Numa empresa com trabalhadores em modelo espelho, acaba por se imprimir muito pouco e precisa de existir sistemas de impressão que ocupem pouco espaço e que tenham um valor de investimento relativamente baixo, ao mesmo tempo que lhes são garantidos serviços como a assistência técnica, a entrega de toners, etc.”, explica João Fradinho.

Na perspetiva de Luís Melo (HP), a transição para o trabalho remoto é uma oportunidade para as empresas redimensionarem as suas estruturas de custos. Os trabalhadores híbridos pretendem que as empresas se tornem em espaços de colaboração e, nesse sentido, há uma tendência para a redimensionamento desse espaço. “Os colaboradores pretendem agora ter a mesma experiência de utilização que tinham no escritório, ou seja, querem transportar para os equipamentos que vão ter em casa as mesmas capacidades, como é o caso do scans-to-email. Isto é um desafio e uma oportunidade para o mercado”, refere.

“A HP tem, no seu portfólio doméstico, soluções como o Instant Ink onde é comprada uma impressora e através de um pagamento mensal fixo se consegue ter a impressão de um conjunto de número de páginas e a reposição automática dos consumíveis em casa. Este modelo é o futuro do modelo híbrido. No fundo é aumentar o perímetro dos MPS”, esclarece.

Já para Ana Rita Silva (Lexmark), os locais de trabalho têm estado a adaptar-se a esta nova realidade porque mesmo com os trabalhadores em casa é necessário providenciar acessos seguros, ambientes e as ferramentas adequadas.

“O mercado de impressão já não se baseia na tradicional venda de equipamentos; todos nós tivemos que nos adaptar e apostar em serviços para que os clientes tenham uma melhor experiência de utilização, quer de impressoras, quer de multifuncionais”. Segundo a Field Marketing Manager da Lexmark, o modelo de trabalho híbrido levou a impressão a adaptar-se a esta nova realidade e oferecer soluções consoante as necessidades das pessoas que também trabalham remotamente.

De acordo com um estudo da Xerox, que analisou a percentagem de colaboradores europeus a trabalhar a partir de casa, antes, durante e depois da Pandemia, “o número de pessoas a trabalhar a partir de casa estimam-se em 16% antes da Pandemia, durante a pandemia aumentou para 40% e espera-se que fiquem em 27%”, diz Bruno Ribeiro. “Com esta dispersão física dos colaboradores, existe uma necessidade de manter os pontos ligados e assegurar que não existem perdas de produtividade ou falhas de segurança. As empresas terem esta consciência e procurar este tipo de solução é algo de muito positivo, estejam ou não as pessoas dispersas”, especifica.

Paulo Antunes (Multimac) salienta a importância de cobrar a digitalização como um serviço para que, assim, as empresas possam garantir uma boa oferta de serviços de impressão, “uma vez que quando estamos a digitalizar a máquina também está a gastar”.

“Há ainda um problema grave na impressão móvel porque cada vez se vê o Bring Your Own Device para o escritório e isso pode abrir fragilidades na organização”

- Paulo Antunes, CEO, Multimac

Desmaterialização documental e RPA

Desde 2019 que a desmaterialização documental tem suporte legal em Portugal. O robotic process automation, também conhecido como RPA, permite automatizar uma série de processos que permitem poupar tempo e diminuir o erro.

Para Miguel Viana (Canon), a principal diferença de trabalhar remotamente é que só é possível aceder à informação quando está armazenada em formato digital. Na sua perspetiva, quem promove este tipo de soluções de digitalização deve estar muito bem informado da legislação e dos processos que as empresas devem adotar no sentido de se poder enviar os documentos para o lixo, depois deles estarem digitalizados. É aqui que entra o RPA. “O RPA é essencial para empresas que entendam a importância dos automatismos que daí resultam e dos ganhos de produtividade e de segurança da informação.

Até à data, o RPA só está maioritariamente presente em projetos de software, onde é necessário efetuar investimentos bastante avultados, daí termos a ideia que só estão reservados a grandes organizações”.

Bruno Ribeiro (Xerox) acredita que o robotic process automation é também sinónimo de produtividade; os mercados contabilístico e financeiro são bons exemplos onde tarefas rotineiras e com regras bem definidas podem ocupar uma boa parte do tempo e recursos de uma empresa.

A desmaterialização em si, ou a passagem do físico para o digital, foi uma área em que a Xerox apostou desde o início e onde colocou muito desenvolvimento e inovação.

“O nosso foco em processos e fluxos de trabalho começa internamente. Qualquer um dos nossos gestores de conta ou Parceiros, têm ao seu dispôr uma ferramenta de análise de processos. É uma ferramenta com uma interface de utilização muito simples, mas muito poderosa que vai permitir a este consultor, juntamente com o cliente, criar um novo processo, mais simples, automático e eficaz. Isto é algo aplicável a qualquer cliente, de qualquer atividade e seja qualquer for o processo”.

Segundo Paulo Antunes, “quando falamos em desmaterialização documental tem a ver como nós recebemos os documentos e como os queremos tratar. No ano passado, as nossas vendas nesta área cresceram cerca de 23%, uma vez que foi uma área onde se registou uma necessidade por parte das PME”.

“Os colaboradores pretendem agora ter a mesma experiência de utilização que tinham no escritório”

- Luís Melo, Managed Print Services, HP

Impressão vs. cibersegurança

A impressão ainda é um ponto frágil na cibersegurança relativamente ao parque instalado e a indústria tem tomado algumas medidas para combater este problema.

Uma das bandeiras da proposta de valor da HP, é a segurança da infraestrutura de impressão. Luís Melo partilha a sua perspetiva de que os equipamentos de impressão têm bastantes semelhanças com os computadores. Ambos estão sujeitos ao mesmo tipo de vulnerabilidades e, portanto, é fundamental transportar as experiências e o conhecimento das questões de segurança associados aos PC e dotar as impressoras com esses mesmos mecanismos de proteção.

Com o teletrabalho, o perímetro de segurança dos equipamentos de impressão acaba por ser mais difuso e descentralizado e, por isso, “a HP desenvolveu um software que permite, de uma forma centralizada, gerir as políticas de impressão associadas aos equipamentos. Assim, sempre que há um novo dispositivo que entra naquele contexto, é possível verificar se está ou não de acordo com as políticas de impressão definidas, conseguindo, ainda, fazer uma análise de vulnerabilidades e da aplicação dessas mesmas políticas de impressão”.

Ana Rita Silva relembra que, como em qualquer outro dispositivo conectado, as impressoras ligadas em rede são potenciais pontos de entrada de ciberataques e muitas empresas desconhecem que o armazenamento de dados em servidores ou em discos rígidos de uma impressora mais antiga podem ser transferidos sem encriptação através da rede ao imprimir. “Na Lexmark tentamos responder a esta realidade com uma arquitetura de segurança total e que ajuda a proteger as informações, seja no documento, no dispositivo, na rede e em todos os pontos intermédios. Os administradores de IT devem ser capazes de configurar uma frota de impressão, por exemplo, com senhas de dispositivos, autenticação de rede para assegurar a gestão remota e a capacidade de mudar facilmente as senhas, ao mesmo tempo que as empresas precisam de ter o controlo sobre quando e onde os ficheiros de impressão e os documentos digitalizados são acedidos para garantir práticas corretas”, indica.

Para Paulo Antunes, todos os que trabalham nesta área têm de se preocupar em defender e ajudar os informáticos a defender a empresa, porque as impressoras podem ser um ponto de entrada para hackers e falta de segurança. “Naturalmente que tentamos dar esse valor acrescentado aos clientes, mesmo que muitas vezes o próprio cliente tenha essa preocupação. Esta é uma commodity do mercado do printing que, na minha opinião, não valoriza o negócio. Há ainda um problema grave na impressão móvel porque cada vez se vê o Bring Your Own Device para o escritório e isso pode abrir fragilidades na organização e temos de estar preparados para tal”.

Na visão de Miguel Viana (Canon), a segurança é uma questão fundamental e tem ganho cada vez mais importância nos dias que correm. “Há muitos anos, adotámos a filosofia de security by design, seja no planeamento e desenvolvimento dos nossos produtos na origem, quer seja nas fábricas de hardware. Procuramos tentar antecipar este tipo de problemas e, portanto, na área de hardware, como nas soluções de software, está provado que este tipo de abordagem tem vindo a produzir bons resultados”.

“A segurança na área da impressão também irá depender do foco e dos e dos investimentos que os diversos fabricantes fazem na sua área de research and development para combater esta ameaça que é real, perigosa e que está cada vez mais evoluída no que diz respeito aos métodos que são utilizados pelos hackers”, acrescenta.

Mensagem para os Parceiros

Para o CEO da Multimac, o desafio é continuar a reforçar a sua presença no mercado e, neste momento, uma das grandes apostas da Sharp é reforçar a linha do A4, sendo que vai existir ainda uma linha de produto nova, com novos serviços e funcionalidades. “A Sharp está em processo de transformação. Foi comprada por um dos maiores fabricantes do mundo, a Foxconn, que tem vindo a comprar várias áreas de negócio”, afirma.

“Fruto da experiência do teletrabalho, existe agora a necessidade de adotar novas soluções que antigamente eram muito dispendiosas, como é o caso das soluções na cloud. Essas soluções permitem melhorar os processos e, por conseguinte, ajudar as empresas a tornarem- se mais competitivas e modernas”, explica Miguel Viana (Canon) que acrescenta, ainda, que é “necessário apostar em novas skills e competências para aderir a um novo modelo negócio dentro da área da impressão, com rumo à digitalização e fluxos de trabalho e de forma digital”.

Luís Melo (HP) revela que a proposta valor da HP é absolutamente fundada no seu Canal e nos seus Parceiros. “A HP disponibiliza uma espécie de soluções de complementaridade àquelas que os Parceiros já têm, com o objetivo de complementar a sua oferta para que estes tenham uma resposta end-to-end junto ao cliente final” e destaca ainda três oportunidades para o futuro: “ajudar os clientes através dos seus processos de transformação digital, acompanhar os objetivos de sustentabilidade dos clientes e o espaço corporate em termos do Canal”.

Para João Fradinho (Brother), existe uma série de áreas onde os Parceiros conseguem levantar leads e verificar onde estão as oportunidades, “mas depois precisam de um fabricante que os consiga ajudar da melhor forma com um serviço de consultoria para que a probabilidade de fecho no cliente final venha a aumentar. Investimos cada vez mais em termos de pessoas e do know-how das mesmas para ajudar os nossos revendedores a conseguir entrar em áreas que não são o printing puro. O Parceiro ficará unicamente com a parte mais importante e mais valorizada, que é realmente vender”.

Na perspetiva de Bruno Ribeiro (Xerox), este setor também sentiu bastante a crise económica e social e os Parceiros acabaram por fazer toda a diferença. “Já saíram os resultados de market share do primeiro trimestre 2021 e temos os indicadores que vamos sair desta fase com uma presença mais forte. Estamos otimistas para o futuro, convencidos que 2021 vai ser um ano positivo e vai permitir uma recuperação do negócio. Manter esta capacidade de adaptação, persistência e foco seriam algumas das recomendações que deixaria para o Canal”.

Por último, Ana Rita Silva (Lexmark), acredita que, este ano, o foco irá passar da sobrevivência das pequenas e médias empresas para um ano de recuperação e muitas irão mesmo reavaliar a sua estratégia a longo prazo. “A Lexmark irá continuar a concentrar-se no hardware, especialmente no A4, que é o nosso core. Vamos também olhar para esta nova era digital, onde continuaremos a fazer crescer a nossa oferta da cloud de software que consideramos como diferenciador- chave para os nossos Parceiros. Esperamos também que as tecnologias emergentes, como a Internet of Things ou serviços preditivos e MPS venham a estar cada vez mais em foco”.